Automatikken for e-postkvoten ser kun på hvilken tilknytning som er registrert på brukeren, selv om retningslinjene spesifiserer tilknytninger på person. Én person kan ha flere brukere med ulike tilknytninger, slik at brukerne får forskjellig e-postkvoter, selv om de tilhører samme person.
Studenter får automatisk denne student-tilknytningen registrert på brukeren sin, mens andre tilknytninger manuelt må legges til og fjernes fra brukere av lokal IT og administrasjon.
§ 1 Mandat
Disse retningslinjer er gitt av IT-direktøren mars 2013.
Postmaster gis mandat til å gjøre mindre endringer/tilpasninger av reglementet slik at det er oppdatert i forhold til den tekniske utviklingen og gjeldende praksis ved UiO.
Alle større endringer, samt hvis det er tvil om omfanget/konsekvensene av en endring, skal godkjennes av IT-direktøren.
§ 2 Initielle kvoter
Automatikken som justerer opp e-postkvoten ser kun på hvilke tilknytninger som er registrert på brukerkontoen, selv om retningslinjene spesifiserer tilknytninger på personobjektet. Grunnen til dette er at en person kan ha flere brukerkontoer med ulike tilknytninger – noe som kan bety at brukerkontoene skal få forskjellige e-postkvoter selv om de tilhører samme person.
Tilknytningen(e) som er registrert på en brukerkonto kan enten automatisk bli lagt til og fjernet eller at det gjøres manuelt (f.eks. av lokal IT).
§ 2.1 Ansatte
Med «ansatt» menes brukerkontoer eid av personer som er registrert som tilsatt i UiOs personalsystem (SAPUiO). Disse kan identifiseres i Cerebrum som brukerkontoer som minst har én tilknytning av type «ANSATT».
Doktorgradsstudenter regnes som ansatte i denne sammenheng. Disse kan identifiseres i Cerebrum som personer som minst har én tilknytning av type «STUDENT/drgrad».
Initiell kvote for disse er 25 000 MiB (25 GiB).
§ 2.2 Studenter
Med «student» menes brukerkontoer eid av personer som er registrert som aktive i UiOs studentregister Felles Studentsystem (FS). Disse kan identifiseres i Cerebrum som personer som minst har én tilknytning av type «STUDENT».
Initiell kvote for studentbrukere er 2000 MiB (2 GiB).
§ 2.3 Tilknyttede
Med "tilknyttet" menes brukere eid av personer som er registrert som gjest i UiOs personalsystem. Disse kan identifiseres i Cerebrum som personer som minst har en affiliation av type "TILKNYTTET".
Initiell kvote for disse er 5000 MiB (5 GiB).
§ 2.4 Eksterne
Med «eksterne» menes brukerkontoer eid av personer som er uten registrert offisiell tilknytning i UiOs personalsystem eller studentregister. Disse kan identifiseres i Cerebrum som personer som kun har tilknytning av type «MANUELL».
Initiell kvote for eksterne skal være hjemlet i en driftsavtale inngått med USIT. I de tilfeller der en slik avtale ikke foreligger settes kvoten til 2000 MiB (2 GiB).
§ 2.5 Upersonlige brukere
Med «upersonlige brukere» menes brukerkontoer som ikke er eiet av noen person. Dette er typisk systembrukerkontoer, programvarebrukerkontoer eller lignende.
Initiell kvote for disse er 200 MiB.
§ 3 Kvoteendringer
§ 3.1 Økning av kvote
En utvidelse utover de initielle e-postkvotene kan innvilges etter begrunnet søknad til postmastergruppen, postmaster@usit.uio.no.
I vurderingen av søknaden skal det legges vekt på tjenestemessige, faglige og studiemessige hensyn, samt at økningen er i UiO sin interesse.
§ 3.1 Redusering av kvote
Det er ingen automatikk for å redusere kvoten til en brukerkonto, men det kan bli gjort ved misbruk (f.eks. at en brukerkonto bevisst blir registrert som ansatt for en kort periode) eller av tekniske årsaker (f.eks. at en feil i automatikken har gitt en for høy kvote).