La det først være sagt at kvaliteten på tjenesten er viktig, og det er ikke alltid man skal velge det som er lettest å få gjennom. Når det er sagt, så går det letteste fortest.
Det er flere krav som må oppfylles for å kunne ta i bruk en tjeneste. Nedenfor finner du tips om noen av de viktigste kravene du må ta hensyn til når du kikker på en ny tjeneste. Det er selvfølgelig ikke slik at du ikke kan ytre ønsker om tjenester som ikke treffer blink på punktene under, og du kan også få hjelp til å sjekke ut tjenester om det er ting du ikke finner ut av selv, men står valget mellom flere tjenester kan disse tipsene gjøre livet lettere for både deg og oss.
Personopplysninger må vernes
For personvernet er det gull dersom det ikke registreres personopplysninger eller det bare registreres for ansatte som selv ønsker å bruke tjenesten. Dersom det lagres personopplysninger utover dette må vi ha en databehandleravtale, og selv om det bare registreres for ansatte som ønsker å bruke tjenesten bør man ha en databehandleravtale. Navn og epost er eksempler på persondata.
En databehandleravtale er lettest å få til dersom leverandøren er fra EU, samt at det ofte er lettere å få til dersom tjenesten koster penger. Leverandøren kan komme i erstatningsansvar, og det er lettere å akseptere dersom man også har en inntektsside.
Mer om personvern og databehandleravtaler
Universell utforming
Universell utforming betyr at tjenesten skal være tilgjengelig også for mennesker med ulike funksjonshemninger. Å sjekke en tjeneste er komplisert, men det er et godt tegn dersom leverandøren nevner WCAG (standard for universell utforming på nett) eller begrep som "accessibility" eller "universal design".
Så når man vurderer tjenesten er det ikke nok at leverandøren nevner WCAG eller forsikrer at tjenesten møter alle krav om tilgjengelighet. Selgeren reklamerer med universell utforming, men den viser seg å bare være pynt for å sikre et salg. Det kan ennå være mange hindringer i veien: UiO må ta en grundig vurdering av tjenesten før den tas i bruk, og hvis tjenesten har for store tilgjengelighetsutfordringer kan den ikke tas i bruk eller piloteres.
Koster det penger?
Dersom et produkt koster penger og kostaden dekkes lokalt må det foreligge godkjent finansiering for kjøpet og bestilling må foretas i tråd med UiOs alminnelige bestillingsrutiner.
Dersom kostnaden for UiO overstiger 100.000 kroner over en 4-års periode er det krav rundt anbud. Da skal det gjennomføres en dokumentert konkurranse og gjerne også en kunngjort konkurranse. Tjenester som kjøpes fra sektoren (typisk UNIT) eller inngåtte rammeavtaler er allerede konkurranseutsatt og rammes ikke av anbudsgrensen.
Videre er det en fordel at det finnes finansiering lokalt for tjenesten.
UiO benytter UNITs avtale med Crayon og de kan skaffe avtale på svært mange ulike typer programvare. USIT kan sjekke om tjenesten kan kjøpes via Crayon etter at du søker om å ta i bruk tjenesten.
Blir det lettere å ta i bruk en tjeneste hvis den er i bruk ved andre utdanningsinstitusjoner i Norge?
Ikke nødvendigvis. Hver utdanningsinstitusjon må ta sin egen vurdering av tjenesten (se prosessveilederen), og situasjonen og praksis for enkelte institusjoner kan variere. Med mindre UiO går sammen med flere institusjoner om felles innkjøp så må hele prosessen gjøres ved UiO.
Hvis det er felles innkjøp av en tjeneste: Hver utdanningsinstitusjon er systemeier av sin instans av tjenesten, og har ansvaret som følger rollen systemeier. Det kan være mulig å samarbeide med andre utdanningsinstitusjoner i noen oppgaver.
UiO har en prosess for å søke om nye tjenester
Du er ikke alene i dette arbeidet. Se prosessen med å ta i bruk/pilotere en ny tjeneste i undervisning eller forskning ved UiO for informasjon om prosessen og hvor du kan henvende deg for hjelp.