Denne prosessveilederen hjelper deg å forstå hva du må gjøre før du kan ta i bruk eller pilotere en ny tjeneste. Før du tar i bruk eller piloterer en ny tjeneste i undervisning eller forskning på UiO må den være vurdert med hensyn til personvern og sikkerhet, godkjent for bruk og implementert. Vær oppmerksom på at det er flere måneders behandlingstid på søknader.
1. Ønske om ny tjeneste
A. Du som ansatt har behov for en tjeneste i din undervisning eller forskning.
- Sjekk i oversiktene over tjenester ved UiO:
- Har du funnet en tjeneste som er godkjent for annen bruk enn det du ønsker, f.eks. en tjeneste som er godkjent for bruk i forskning, men ikke i undervisning? Ta kontakt for å avklare alternativ bruk av tjenesten.
- Hvis ikke du finner en tjeneste ved UiO: Gå videre til neste steg i prosessen (steg 2A). Husk at du ikke kan ta i bruk eller pilotere en tjeneste uten at den er godkjent for bruk ved UiO. En forutsetning for å ta i bruk/pilotere en ny tjeneste er at den er vurdert og godkjent i henhold til gjeldende regelverk.
2. Veiledning og søknad
A. Tjenesten du ønsker å bruke/pilotere finnes ikke ved UiO. Be om råd og veiledning om mulige løsninger.
- Ta kontakt gjennom vanlige kontaktlinjer og be om råd og veiledning. Kontaktpunktet tar en vurdering av eksisterende tjenester opp mot behovet, veileder om mulige løsninger, og bistår evt. med testing.
- Diskuter også behovet med noen på din enhet som har kjennskap til IT-tjenester ved UiO og aktiviteter på lokalt nivå.
- Etter veiledning er det tre ulike utfall:
- Hvis det finnes en godkjent tjeneste ved UiO: Du blir informert om tjenesten og hvordan du tar den i bruk.
- Hvis det finnes en godkjent tjeneste ved UiO som kan tilpasses: Du blir informert om tjenesten og bedt om å ta kontakt med tjenesteeier ved UiO for å høre hvordan du tilpasser tjenesten til ditt behov.
- Hvis IKKE behovet kan fylles med en UiO-tjeneste: Saken går videre til neste steg (2B).
B. Forbered og send inn søknaden om bruk av en ny tjeneste.
- Søknaden skal være godkjent av ledelsen ved enheten (gjelder alle institutter, fakulteter, bibliotek, sentre og museer). Søknader der godkjenning fra egen enhet ikke foreligger vil bli sendt i retur.
- Sammen med ledelsen ved egen enhet forbereder og sender du/dere inn søknaden. Søknaden er omfattende og krever at du tar en grundig vurdering av tjenesten du har valgt. Det anbefales derfor at søknaden fylles ut og sendes i samarbeid med noen med kompetanse på digitale tjenester på din enhet. Jo grundigere søknad du leverer, jo raskere vil den kunne behandles.
- Selv om du finner en ny tjeneste du mener passer bra, så husk at det ikke alltid er så lett å få tatt den i bruk.
- Etter at du sender inn søknaden gå til neste steg (3A).
3. Vurdering av tjenesten
A. Søknaden blir vurdert.
- Søknaden blir behandlet. Søker vil bli kontaktet hvis det er oppfølgingsspørsmål. Det tar som regel flere måneder før en søknad er ferdig vurdert.
- Hvordan vurderer man søknader?
- Etter vurderingen får søker svar. Det er tre ulike utfall:
- Søknaden mangler nødvendig informasjon: Søker har mulighet til å levere dokumentasjon. Saken er avsluttet inntil ny dokumentasjon er levert.
- Søknaden blir avvist: Tekniske, juridiske, økonomiske eller strategiske hindringer gjør det vanskelig å bruke tjenesten, eller det finnes en overlappende UiO-tjeneste som kan brukes/tilpasses til behovet ditt. Saken er avsluttet.
- Søknaden er tilfredstillende: Søknaden blir videresendt til IT-avdelingen for en grundig vurdering av tjenesten. Gå til neste steg (3B).
B. IT-avdelingen tar en grundig vurdering av tjenesten.
- Søknaden blir videresendt til IT-avdelingen.
- IT-avdelingen vurderer om tjenesten er godkjent for bruk ved UiO, og for bruk i undervisning og/eller forskning. Søker vil bli kontaktet hvis IT-avdelingen har oppfølgingsspørsmål.
- Hvordan vurderer IT-avdelingen søknader?
- Når tjenesten har blitt vurdert av IT-avdelingen, går saken videre (se steg 4).
4. Beslutninger
A. IT-avdelingen beslutter om tjenesten er godkjent for bruk ved UiO, og for bruk i undervisning og/eller forskning.
B. Hvis ikke godkjent: Tjenesten kan ikke brukes eller piloteres i undervisning/forskning ved UiO.
- Søker kan imidlertid gå i dialog med leverandøren for å prøve å få ordnet det som IT-avdelingen trenger for å godkjenne tjenesten.
- Saken er avsluttet.
C. Hvis godkjent: Jobben med implementering leveres til ansvarlig enhet. Saken løftes til SK-ITU eller SK-ITF hvis det er en større tjeneste eller hvis det avdekkes noen utfordringer.
- Beslutningen gjennomføres. Avhengig av tjenestens størrelse er det to ulike utfall:
- Hvis det er en liten tjeneste (# brukere eller # fakulteter), blir jobben med implementering levert tilbake til enheten med listen over hva som er nødvendig for implementering og drift av tjenesten ved UiO (se steg 5).
- Hvis det er en større tjeneste (# brukere eller # fakulteter) blir ideen og tjenesten presentert for SK-ITU – Strategisk koordineringsgruppe for IT i utdanning eller SK-ITF – Strategisk koordineringsgruppe for IT i forskning. SK-ITU/SK-ITF bestemmer om tjenesten skal implementeres, og indikerer også hvordan kostnaden skal dekkes, og hvem som skal eie prosessen og eierskapet for tjenesten når den implementeres.
- Kostnadsdeling vurderes i hver enkelt sak.
- Når alle beslutninger hos IT-avdelingen og evt SK-ITU/SK-ITF er tatt og tjenesten fortsatt kan implementeres, går saken videre (se steg 5).
5. Implementering av ny tjeneste
A. Fullfør listen over hva som er nødvendig for implementering av tjenesten.
-
Enheten(e) som har fått ansvar for tjenesten har følgende oppgaver ifm implementering og bruk av den nye tjenesten (alle punktene må gjøres før brukere får tilgang):
-
Finansiell avtale og dekning av finansiering
-
Avtale med leverandør
-
Databehandleravtale (trengs ikke hvis tjenesten ikke samler inn personopplysninger, eller hvis den er eid av UiO og dataene lagres i IT-avdelingens tjenester)
-
Formåls- og hjemmelsvurdering
-
Personopplysninger: melde tjenesten inn til IT-avdelingen
-
Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS)
-
Krav til universell utforming
-
Brukerhåndtering
-
Integrasjoner med eksisterende systemer ved UiO
-
Utarbeide veiledninger og informasjon for brukere
-
Pilotering (hvis nødvendig)
-
B. Ta i bruk den nye tjenesten.
- Implementering og videre drift av tjenesten gjøres av systemeier for tjenesten eller IT-avdelingen, avhengig av type og størrelse tjeneste.
Mer om saksbehandling
Det er en målsetning at søknader om tjenester kan behandles raskt og effektivt slik at initiativer ikke dør hen i det som fagmiljøene kan oppleve som treg saksgang.