Generelt om vitenskapelige assistenter
Stillingen som vitenskapelig assistent er en stilling som skal forberede den ansatte til en videre akademisk karriere. Den skal fungere som et springbrett til en mulig stilling som doktorgradsstipendiat, og vitenskapelige assistenter kan derfor ikke være nåværende eller tidligere doktorgradsstipendiater.
Arbeidsoppgavene skal ligge på et akademisk nivå og bestå av vitenskapelig assistanse. Eksempler på dette kan være:
- transkribering
- indeksering
- arbeid med databaser
- tekstsredigering
- gjøre intervjuer og kildesøk
- assistanse til akademiske arrangement
- feltassistanse
- lab assistanse mm.
Stillingen er en tidsbegrenset kontrakt. Det betyr at samlet ansettelsestid for vitenskapelige assistenter ikke kan være mer enn to år, uavhengig av stillingsprosent og arbeidsgiver.
Stillingen skal som hovedregel kunngjøres offentlig før ansettelse.
For mer informasjon se lovdata.no's forskrift om ansettelsesvilkår for stilling som vitenskapelig assistent eller Personalreglement ved Universitetet i Oslo - Universitetet i Oslo (uio.no)
Hvordan går jeg frem for å ansette en vitenskapelig assistent?
Ved ansettelse av en vit.ass må du først finne en egnet kandidat.
Stillingen skal som hovedregel kunngjøres offentlig. Det betyr at stillingen annonseres offentlig på en jobbsøkerplattform.
Hvordan kunngjør man?
- Stillinger kunngjøres(annonseres) på Jobbnorge via personalavdelingen til HF.
- For å kunne gjøre trenger personalavdelingen på HF en kunngjøringstekst fra deg.
- Ta kontakt med personalavdelingen på HF for hjelp.
Eksempel på offentlig kunngjøringstekst
Når slipper man å kunngjøre?
Det finnes unntak fra krav om offentlig kunngjøring dersom det dreier seg om:
- Ansettelser for inntil seks måneder(uansett stillingsprosent), jf. statsansatteloven § 7 første ledd (lovdata.no)
- Ansettelser med kortere arbeidstid enn 15 timer per uke, jf. statsansatteloven § 7 tredje ledd (lovdata.no).
- Ansettelser under 1 år, (med arbeidstid over 15 timer pr uke) gitt at det er en vesentlig ulempe å kunngjøre. (Vesentlige ulemper kan for eksempel være at dere er avhengige av å få på plass en person så raskt som mulig), jfr personalreglement ved Universitetet i Oslo - Universitetet i Oslo (uio.no)
NB: Ansettelsesforhold uten forutgående offentlig utlysning kan ikke forlenges ut over grensen på ett år.
Eksempel på intern utlysningstekst
Jeg trenger hjelp til å finne en vit.ass-kandidat
Dersom du mangler en egnet kandidat kan du enten lete internt på UiO eller utenfor UiO, ved å kunngjøre stillingen offentlig.
Jeg vil lete internt på UiO:
- Snakk med kollegaene dine: Har de noen egnede studenter, eller tidligere vitenskapelige assistenter de vil anbefale?
- Spør studieadministrasjonen: De ansatte i studieadministrasjonen har tett kontakt med studentene og har ofte god oversikt over egnete kandidater. Studieadministrasjonen kan også hjelpe med å videreformidle din utlysning på epostlisten til våre masterstudenter eller hjelpe med å dele budskapet til andre institutter på fakultetet.
- Spre ordet gjennom Humanistisk fakultets plattformer: Fakultetet kan formidle interne utlysninger på sin plattform Studentjobber - Det humanistiske fakultet (uio.no). Utlysningen vil også bli feedet inn i Jobbklar /programrommene i Canvas.
Utlysningstekst og bilde sendes på epost til fakultetet. Utlysningsteksten må være på norsk, men engelsk tekst kan lenkes opp i en pdf.
Eksempel på utlysning via studentjobber
Eksempel på intern utlysningstekst
Jeg vil lete utenfor UiO:
Det kan være aktuelt å kunngjøre en stilling offentlig ved to tilfeller:
- Du ønsker å lyse ut bredt for å få en god kandidat, uavhengig av varighet og stillingsprosent.
- Du må kunngjøre offentlig dersom du skal ansette noen som skal jobbe mer enn 15 timer i uken i mer enn 6 måneder.
Eksempel på offentlig kunngjøringstekst
Jeg har allerede funnet en vit.ass kandidat. Hva må jeg gjøre nå?
Dersom du allerede har en kandidat er neste trinn å sette opp en kontrakt, gitt at kandidaten oppfyller formelle krav. Du kan gå videre til kontraktsoppretting hvis kandidaten:
- Skal ansettes inntil 6 måneder, 100 % stilling eller mindre.
- Inntil ett år, men jobbe i maks 37,5 % stilling eller mindre(15 timer pr uke)
- Ikke har en samlet vit.ass ansettelse, inkludert denne stillingen, som overstiger 2 år(uavhengig av stillingsprosent og arbeidsgiver)
- Ikke er, eller har vært, doktorgradsstipendiat, eller har tilsvarende kompetanse.
Kontrakt, lønn og arbeidsplass mm.
Denne delen av prosessen har administrasjonen ansvar for, men det er verdifullt at vitenskapelige ansatte er kjent med informasjonen. Instituttet, ved administrativ leder er arbeidsgiver, mens den vitenskapelige ansette er oppdragsgiver.
Hvordan oppretter man en vit.ass-kontrakt?
Når en egnet kandidat er på plass må det opprettes en kontrakt. Den vitenskapelige ansatte har ansvar for at administrasjonen har blitt gitt alle opplysninger nødvendig for å opprette kontrakt:
- Beskrivelse av arbeidsoppgaver
- Start og sluttdato
- Hvilke midler som skal dekke lønn
- Ved kunngjøring, skriv kunngjøringstekst og ta kontakt med personalavdelingen.
Dette gjøres ved å fylle ut nettskjemaet for behovsregistrering av forskningsaktivitet.
- CV fra kandidat med navn, epost, telefonnummer og nasjonalitet.
Dette gjøres ved at kandidaten fyller ut nettskjemaet for generell info til vit.ass kontrakt
Hva slags type kontrakt som skal gis avhenger av arbeidets varighet og regelmessighet.
Timekontrakt:
Timekontrakt skal gis til dem som har oppdrag under 1 måned, og/eller oppdrag hvor planlagt timebruk er uviss. F.eks arbeid opptil 200 timer i to måneder. Kontrakt opprettes i DFØ(selvbetjeningsportal eller app) gjennom toa-prosessen(tilsetting og arbeidskontrakt).
- Kontrakten bestilles av en administrativt ansatt på IAKH ved å følge retningslinjene for å bestille ny kontrakt.
- Kontrakten opprettes av en administrativt ansatt på HF med rollen koordinator kontrakt som følger retningslinjene for å opprette kontrakt.
- Ved spørsmål om kontering ta kontakt med forskningsstotte@iakh.uio.no
Lønn utbetales etterskuddsvis(12. påfølgende måned) basert på innsendte timelister
Månedskontrakt:
Månedskontraker skal gis til dem som har oppdrag over 1 måned og/eller hvor planlagt timebruk er fastsatt i en stillingsprosent. F.eks. arbeid i 20 % stilling over tre måneder.
- For å bestille en månedskontrakt må du fylle ut skjema for Anmodning om ansettelse eller forlengelse uten utlysning.
- Skjemaet sendes deretter sammen med kandidatens CV på epost til IAKHs personalkonsulent med instituttleder og oppdragsgiver i kopi.
- Ved spørsmål om kontering ta kontakt med forskningsstotte@iakh.uio.no
Lønn utbetales forskuddsvis, 12. hver måned.
Hvordan velger man riktig lønnstrinn og stillingskode og beregner total lønnskostnad?
|
Kvalifikasjon |
Stillingskode |
Lønnstrinn |
|
Uten bachelorgrad |
SKO1018 |
38 |
|
Med bachelorgrad |
SKO1019 |
45 |
|
Med mastergrad |
SKO1020 |
51 |
Lønnsberegning
Når man skal budsjettere kostnadene for en vitenskapelig assistent må man ta høyde for flere påslag på brutto timelønn.
- Sosiale kostnader (feriepenger, pensjonsforsikring og arbeidsgiveravgift) utgjør 44 % som må legges til bruttosum for lønn. Pensjon utløses dersom man jobber mer enn 60 timer totalt per måned. Siden det ofte er vanskelig å forutse totalt timeantall per måned (flere arbeidsforhold ved UiO, flere oppgaver kommer til underveis), tar vi utgangspunkt i 44 % påslag for alle.
- Overhead: Dersom vit.assen skal ansettes på et eksternt finansiert prosjekt vil det slå inn ekstra kostnader for overhead, en avgift prosjekt må betale instituttet for indirekte kostander som administrajon, kontorhold, husleie mm. Overheadsats varierer med prosjekttype. Er det behov for ekstakt sats kontakt IAKHs prosjektkontroller
Verktøy for timelønnsberegning
Legge inn noe informasjon om timeantall på kontrakten(ikke bestille over 162,5 timer pr måned) Hva med timeføring, særlig uavhengig stilling osv?
Arbeidsplass, systemtilgang og annen praktisk info
Arbeidsplass og utstyr
På grunn av kontormangel får som hovedregel ikke vit.ass.-er på IAKH egen kontorplass eller adgangskort og nøkkel. Instituttet tilbyr heller ikke utstyr og det forventes at vit.ass.-er tar i bruk sitt eget til arbeidet.
Det kan gjøres unntak for vitenskapelige assistenter med langvarig månedskontrakt.
Ta kontakt med Ragnar Holst Larsen om du har spørsmål.
Systemtilgang
Bestilling av månedslønn og timelønn er grunnlaget for brukertilgang i alle administrative systemer som er relevante for den ansatte, og gir grunntilganger i en rekke administrative systemer.
Behov for tilleggstilganger rettes til lokal IT eller Alf Storrud på IAKH.
Annen praktisk info for vitenskapelige ansatte
Sykefravær, timeføring, og annen nyttig info for vitenskapelige assistenter
Hvem har ansvar for hva? Vitenskapelige ansatte og administrasjon
Vitenskapelige ansatte
-
Finne en egnet kandidat
- Sørge for at administrasjonen har alle nødvendige opplysninger for å opprette kontrakt.
- Ved kunngjøring, skrive kunngjøringstekst og ta kontakt med personalavdelingen
- Følge opp vit.ass i utførelsen av arbeidsoppgavene
Administrasjon
- Bistå med generell rådgivning og avklare uklarheter.
- Sørge for opprettelse av kontrakt
- Bistå med systemtilganger og andre praktiske formål