Hva det må det ryddes i og hvordan:
Åpne bestillinger
Det ligger en del bestillinger i bestillingssystemet som er helt eller delvis fakturert. De som er helt fakturert må det gjøres varemottak på slik at de blir ferdigbehandlet i bestillingssystemet. De det er gjort delvis varemottak på må det gjøres en vurdering på om det vil komme flere varer eller om bestillingen skal lukkes.
Du finner åpne bestillinger ved å gå inn i varemottaksbildet og fjerne datoen som står i feltet "Startsdato". I "Startdato"-feltet står alltid datoen 3 mnd tilbake i tid. For å få med alle åpne bestillinger uansett dato må datoen fjernes.
Fakturaer på sirkulasjon
Det finnes en rapport i Tableau som viser alle fakturaer som er på sirkulasjon i fakturabehandlingssystemet. Rapporten er en sanntidsrapport over hvilke mottakere som har faktura til behandling.
Veien inn til Tableau-rapporten er: UiO Innkjøp og Fakturaoppfølging > Fakturaer på sirkulasjon Basware IP.
Anlegg og utstyr
Ved overgangen til nytt økonomisystem er det behov for at det ryddes opp i utstyr/anlegg. Det må gjøres en vurdering pr utstyr/anlegg om dette skal leve videre eller ikke.
For at det skal bli enklere for den enkelte fakultet/enhet er det laget en rapport som kan være til hjelp.
Lenke til rapporten detaljert aktivaoversikt
Den tar utgangspunkt i alle aktiva, som igjen kan filtreres til passende fakultet/enhet.
Det er to felt i rapporten som angir om et aktiva er ferdig avskrevet eller realisert. Bruk disse feltene til å filtrere på det som står åpent og gjør nødvendig vurdering. Etter at vurdering er gjort så skal oversikt sendes til Seksjon for regnskap. Bruk denne mail adressen aktivering-utstyr@admin.uio.no
Viser også til rutinen som omhandler kassasjon. For å gjøre innsendelsen enklere holder det at Excel oversikt fra rapporten sendes inn som grunnlag.
Ved spørsmål knyttet til rapporten kan dere ta kontakt på denne mail adressen aktivering-utstyr@admin.uio.no
eBilagskontrakter
I forbindelse med utsettelsen av oppstart til DFØs løsninger til 1.5.2021 vil e-bilag gå som normalt høsten 2020.
Vi kommer i august tilbake med en endelig frist for e-bilagskontrakter for våren 2021.
Rydding i systemet kan likevel fortsette.
Kontrakter som ikke er bekreftet av den eksterne, som ikke skal utføre arbeid likevel, skal slettes.
Det er ikke mulig å slette kontrakter den eksterne allerede har godkjent. Her må utbetalingene slettes hvis arbeid ikke er utført.
For spørsmål om rydding i e-bilag, send e-post til: e-bilag-hjelp@admin.uio.no
Reiser
Ufullstendige reiseregninger eller reiser det ikke er blitt noe av må ryddes. Vi ber enhetene rydde etter beste evne.
Det er i utgangspunktet den enkelte ansatte selv som må inn og rydde opp i egen HR-portal.
Ansatte med les-roll i SAP kan ta ut en rapport som viser oversikt over reiseregninger som ikke er ferdigstilt eller som er i arbeidsflyt i SAP.
Rapporten heter s_ahr_61016401. Bruksanvisnig for uttak av rapporten finner du her.
Spørsmål om rapporten kan rettes til: ads-sl-reisegruppa@admin.uio.no
Åpne, men ikke aktive kostnadssteder og prosjekter
Alle åpne, ikke aktive kostnadssteder må lukkes etter gjeldende rutiner
Alle åpne, ikke aktive prosjekter må lukkes etter gjeldende rutiner.
Generelt
Vi minner om viktigheten av at attestanter og godkjennere generelt holder seg à jour med bestillinger og fakturaer, kontrakter og annet. Ved eventuell ferie må man sørge for å ha stedfortredere på plass, slik at ting ikke blir liggende ubehandlet.
Kontakt
Har du spørsmål til ryddejobbene eller andre forhold, ta kontakt med din Lokalt innføringsansvarlige.
Lokalt innføringsansvarlig kan ta kontakt på bott-ol-mottak@uio.no for avklaringer, spørsmål og veiledning.