Hvilke endringer kommer egentlig?
Fra 1.5.2021 skal UiO over på nye løsninger innenfor områdene lønnsutbetalinger, bestillinger, fakturahåndtering, prosjektadministrasjon for eksternt finansierte prosjekter og økonomisystem. Dette betyr at det blir endringer innenfor systemer, arbeidsoppgaver og arbeidsprosesser på disse områdene. For en oversikt over hvilke systemer som skal skiftes ut, se her.
Blir noen av arbeidsoppgavene samlet på ett av universitetene?
Nei, alle universitetene skal fortsatt være ansvarlig for utførelsen av arbeidsoppgavene som er tillagt hvert universitet.
Mister vi arbeidsoppgaver?
Avhengig av hvordan vi i dag utfører våre arbeidsprosesser og avhengig av hvordan de nye systemene vil være, kan det hende at noen oppgaver forsvinner og noen oppgaver kommer til. Omfanget av dette vil avdekkes etter hvert som vi får mer informasjon og opplæring i de nye systemene.
Hvordan foregår prosessene med å ta beslutninger om nye prosesser og rutiner?
Det er etablert såkalte faggrupper hvor alle universitetene stiller med en fagressurs hver innenfor de berørte arbeidsprosessene. Faggruppene jobber med å etablere felles praksis, løsninger og tjenester. Alle faggruppene har som mål å finne de beste, fremtidsrettede løsningene for alle fire universitet. For å se hvem fra UiO som deltar i de ulike faggruppene, se her.
Vil det kjøres piloter på en eller flere enheter før innføring på hele UiO?
Nei, det legges ikke opp til piloter. Hele UiO skal over på de nye løsningene fra 1.5.2021. Imidlertid er DFØ ansvarlig for grundig testing av alle systemer før vi skal ta dem i bruk.
Vil ‘e-ompen’ leve videre?
Nei, ‘e-ompen’ slik vi kjenner den i dag vil ikke leve videre. Imidlertid vil det lages en ny løsning for å ivareta funksjonaliteten fra ‘e-ompen’ slik at vi fortsatt skal kunne håndtere frikjøp, internhandel og ompostering elektronisk.
Vil Kuben bli borte?
Det er ingen planer om å fjerne Kuben.
Tiltakskoder blir ikke lenger et segment i kontostrengen, hvordan håndteres enhetenes behov for tiltakskoder?
Vi jobber med å få på plass en struktur for å ivareta behovene på sentralt og lokalt. Ny økonomimodell har større muligheter for styring og analyse enn dagens økonomimodell. Hvordan strukturen konkret blir vet vi ikke på nåværende tidspunkt. Økonomilederne har tidligere gitt uttrykk for at de ønsker en større standardisering, da strukturen vi har i dag ikke gir tilstrekkelig styringsinformasjon. Vi prøver derfor nå å lage en struktur som gir bedre grunnlag for aktivitetsstyring og større mulighet for analyse.
Vil de nye systemene kunne integreres mot kassasystem?
Når det gjelder integrasjon mot kassasystem finnes ikke denne integrasjonen i dag, og den vil nok derfor ikke være på plass fra 1.5.2021.
Den er i lista over integrasjoner, og vi vil vite mer tidlig i 2020 i forhold til hvordan den blir prioritert.
Hva menes med at vi i framtiden skal budsjettere på et mer overordnet nivå enn vi gjør i dag?
Årsbudsjettet vil fortsatt være detaljert, mens i langtidsbudsjettet ønsker vi å budsjettere på et mer overordnet nivå. For eksempel vil man ikke budsjettere hver enkelt ansatt for seg, men se på hvor mange ansatte man har i en stillingstype i en seksjon for eksempel 5 Seniorkonsulenter.
Angående times- og oppdragskontrakter: hva med tillegg?
Dette er ivaretatt ved at DFØ har et eget e-skjema for tillegg.
Hvilke systemer blir nye?
Se oversikt over systemer som kommer eller blir byttet ut
Må alle ansatte registrere timer og reiser på appen på mobiltelefon?
Nei. Det vil fortsatt være en HR-portal for registrering av timer og reiseregninger på PC. Muligheten for å registrere i app på mobiltelefon er et supplement.
Hvordan henger ny arkivløsning sammen med disse systemene?
Siden anskaffelse av nytt arkivsystem er forsinket, vil det dessverre ikke være noen integrasjon mot arkiv.
Vil Tableau fortsatt være rapportverktøyet til UiO?
Ut fra den informasjon vi sitter med i dag, er det mest sannsynlig at vi vil beholde Tableau som rapportverktøy.
Vil det være rapportløsninger i UBW (Unit4 Business World)?
Ja, det er rapporteringsløsninger i UBW (Unit4 Business World), men Tableau består og det vil på et senere tidspunkt bli vurdert hva slags styringsinformasjon som hentes ut fra henholdsvis Tableau og UBW sine rapporteringsløsninger.
Skal vi fortsatt bruke Adra/Task Manager?
Det er ingen planer om å slutte med adra/task manager.
Hva er tidsplanen for ny e-handelsløsning?
Overgangen til nytt bestillings- og fakturasystem skal skje samtidig med resten av endringene; det vil si 1.5.2021.
Blir det mulig å legge inn frikjøp i nytt prosjektoppfølgingssystem?
Det blir en egen frikjøpsløsning som knyttes til budsjetteringsmodulen (Planner i UBW). Alt av frikjøp som er budsjettert mellom såvel basis og prosjekt og interne frikjøp mellom kostnadssteder, vil automatisk fremkomme som frikjøpsforslag. Etter foretatt kontroll og godkjenning, utføres omposteringen regnskapsmessig. BOTT anser dette som en svært god og helhetlig løsning som sikrer en effektiv og digital dataflyt
Blir det mulig å splitte lønn i prosjektstyringsverktøyet?
Det er mulig å splitte lønn i lønnssystemet (SAP) på hele kontostrengen, ikke i prosjektstyringsverktøyet. En styringsmessig fornuftig splitt av lønn mellom basis og EFV blir først vurdert etter 2022. BOTT er imidlertid av den oppfatning at frikjøpsløsningen som DFØ tilbyr er så god, effektiv og helhetlig at den skal brukes når fast ansatte skal frikjøpes fra basis til eksternt finansierte prosjekter
Er det mye nytt vi må lære?
Ja, det vil være behov for at de fleste av oss som har oppgaver innenfor økonomi- og lønnsområdet vil måtte endre måten vi jobber på, og verktøyene vi jobber i. Alle vil få opplæring og tid til å sette seg inn i de nye oppgavene og systemene. Det er et mål at overgangen til det nye skal oppleves smidig og positiv, og at vi skal oppleve at vi jobber smartere enn i dag.
Hvordan skal jeg som bruker alle systemene klare å lære meg alle de nye systemene?
Alle som blir brukere av de nye systemene skal få tilstrekkelig opplæring. Planleggingen av opplæringsløpet er i gang, men det er for tidlig å si konkret hvordan opplæringen vil legges opp. På grunn av korona vil det legges opp til mye digital undervisning og e-læring. Hvem som skal få de ulike typer opplæring er under planlegging.
Er det noe vi kan begynne med allerede nå, for å forberede oss på endringene?
Alle enheter må selv sørge for å rydde i dagens systemer. Jo tidligere man starter ryddingen, jo bedre er det. Hva slags rydding det er snakk om, og hvordan det foregår står beskrevet i sak under 'Aktuelle saker'
Ett av målene er effektivisering. Har UiO noen overordnet plan for frigjort tid/kapasitet?
Det er ikke laget en plan for den frigjorte tiden/kapasiteten. Dette er noe som vil avklares i arbeidet med gevinstrealisering, et arbeid hele organisasjonen vil bli involvert i. Gevinstrealiseringsarbeidet vil foregå fra høsten 2020.
Vil arbeidsoppgavene mine bli sentralisert?
Nei, i utgangspunktet er det ikke planlagt å sentralisere arbeidsoppgaver. Imidlertid kan det hende at vi arbeidet med innføring av løsningene ser at det vil være hensiktsmessig å samle noen typer arbeidsoppgaver, for eksempel for å sikre effektiv gjennomføring eller unngå sårbarhet.
Skal vi fortsette med dagens drift fram til 1.5.2021?
Ja, i all hovedsak skal vi fortsette med dagens drift fram til 1.5.2021. Imidlertid vil vi måtte tilpasse driften en periode før overgangen 1.5.2021. Et eksempel på dette kan være bestillingsstopp, betalingsstopp el.l. Informasjon om eventuelle tilpasninger vil gis i god tid slik at alle enheter får gjennomført dette på en tilfredsstillende måte.
Hvordan vil arbeidsdelingen bli mellom UiO og DFØ?
DFØ overtar arbeidsoppgaver i all hovedsak fra Avdeling for adminstrativ støtte (ADS) og USIT, ikke enhetene. Dette vil bli håndtert ved naturlige pensjonsavganger og kompetanseutvikling.
Vil bibliotekssystemet Alma bli integrert?
Ja, dette er planlagt. Imidlertid tror vi ikke det vil være på plass fra start, men at det vil komme etter hvert.