Til stede: Prosjekteier Kristel Skorge (FADM), styringsgruppelder Unn-Hilde Grasmo Wendler (MED) Karl Kallhovd (KHM), Ingse M. W. Noremsaune (MN), Helge Ivar Strømsø (UV), Tore Nilssen (SV), Monica Bakken (HF), prosjektleder Johannes Elgvin og prosjektkoordinator Kari Henriksen (referent)
1. Presentasjonsrunde og kort presentasjon av prosjektet
Forskjellen på samarbeidskonstellasjoner og ekspertgrupper ble klargjort. Mens samarbeidskonstellasjonene er bygget på konkrete avtaler mellom enheter og vil innebære operativ drift, daglig forskerveiledning, søknadslesing osv, er det tenkt at ekspertgruppene skal bygge kompetanse, arrangere kurs og worksshops ol. Samarbeidskonstellasjonene skal være så robuste at de har en ekspert i hver ekspertgruppe.
2. Styringsgruppens arbeidsform
Det var enighet om at styringsgruppen bør møtes når beslutninger skal tas eller prosjektet trenger styringsgruppen for å komme videre. Gjerne i forkant av hver milepæl. Det inviteres til møter for våren så fort som mulig.
3. Godkjenning av prosjektbeskrivelse
Prosjektbeskrivelsen ble godkjent etter noen få endringsforslag som er innbakt. Styringsgruppen fremhevet at prosjektbeskrivelsen er et dynamisk dokument som vil oppdateres i takt med prosjektets framdrift. Endringene vil fremkomme i endringsloggen.
Det var konsensus i styringsgruppen om at det må påregnes mer ressursbruk i en piloteringsfase, samtidig som ressursbruken bør følges nøye i piloten.
Styringsgruppen diskuterte prosjektets risikooversikt. Denne vil utarbeides ytterligere og godkjennes av styringsgruppen på neste møte. Tidsbruk og manglende styring/ledelse etter overgang fra prosjekt til drift ble trukket frem som særlig kritiske risikoer.
4. Godkjenning av prosjektplan: Aktiviteter, milepæler og kommunikasjon
Prosjektplanen ble godkjent etter noen endringsforslag som vil bli lagt til. Beslutningsmyndighet skal legges inn som en egen kolonne for å tydeliggjøre hvem som skal ta beslutninger om de ulike aktivitetene.
Det var enighet om at milepælsplanen skal være et dynamisk dokument som blir justert etter hvert som prosjektet skrider frem. I planleggingen av videre aktiviteter er det ønskelig å skape noen relevante arrangementer tidlig, slik at prosjektet raskt kan formidle noen suksesshistorier.