Sak 1: Konstituering
Oppmøte:
- Ingar Pettersen, leder av plangruppa
- Jan Gunnar Bjålie, Instituttleder, Institutt for medisinske basalfag
- Ellen Johanne Caesar, Assisterende økonomidirektør
- Morten Dæhlen, Instituttleder, Institutt for informatikk
- Gudleik Grimstad, Fakultetsdirektør, Det samfunnsvitenskapelige fakultet
- Adelheid Huuse, Representant for tjenestemannsorganisasjonene
- Lars Oftedal, IT-direktør
- Odd Erik Pedersen, IT-seksjonen ved Det juridiske fakultet
Referat fra forrige møte:
Det er ikke kommet kommentar til utkastet til referat fra møte i plangruppa 16. april 2012 ved kommentarfristens utløp. Referatet godkjent.
Sak 2: Organisasjon og standardisering
Organisasjons- og personaldirektør Anita Sandberg, leder av IHR-plangruppe for roller og ansvar deltok under behandlingen av denne saken på møtet.
Jf behandlingen av denne saken på plangruppemøtet 26. mars 2012. Til møtet var notat til plangruppa fra IT-direktøren om “Organisering og standardisering av universitetets IT-virksomhet“ og kommentar til notatet fra arbeidsgruppa for lokal-sentral.
IP åpnet med å redegjøre for formålet med behandlingen av denne saken. Det skal utarbeides et notat som kan danne grunnlag for en høring før behandling av denne saken i universitetsstyret. Målet er å få sendt saken på høring før sommerferien og få den behandlet på universitetsstyrets møte i oktober.
LO presenterte hovedpunktene i notatet, – jf presentasjon:
- Utgangspunktet er diskusjonsrapporten “Organisering, koordinering og samhandling i UiOs IT-organisasjon” fra Lokal-sentral-prosjektet og plangruppas behandling av denne på møte 26. mars 2012
- Notatet er presentert og kommentert på møte i direktørnettverket 25. april 2012, USITs fellesmøte med lokal IT 26. april 2012 og USITs ledermøte 2. mai 2012
- Mål og hensikt med standardisering er gevinstene den kan gi når det gjelder kostnader, kvalitet og brukseffektivitet
- Et vesentlig punkt er å etablere en veldefinert beslutningsmyndighet og en beslutningsprosess som gir klare, tydelig kommuniserete og sporbare beslutninger, – eksempelvis grunnlaget for IT-direktørens beslutninger om standardisering innen universitetets IT-virksomhet
- Hensikten er å utforme forslag til standardisering innen de tre områdene:
- Organisasjon: Linje, styring, myndighet, roller, ansvar, bemanning, samhandling etc i IT-virksomheten
- Prosesser og praksis: Rutiner, prosesser, prosdyrere, arbeidsganger, framgangsmåter i oppgaveløsing og leveranser
- Tjenester og teknikk: Produkter, verktøy, hjelpemidler
Anita Sandberg orienterte om arbeidet i IHR-plangruppe for roller og ansvar. Plangruppa har gjennomført en kartlegging av ansvars- og oppgavedelingen mellom de tre nivåene og har startet arbeide med et notat som er planlagt sendt på høring før sommerferien.
Plangruppa uttrykte støtte til hovedlinjene i notatet. I diskusjonen var plangruppa spesielt opptatt av følgende:
- Gevinster skal være det som styrer beslutninger om organisering og standardisering
- Vesentlig å ta hensyn til at noen vil og skal være innenfor og noen må være utenfor ordninger som vedtas, at det må være klare spilleregler for de som er innenfor og gode innhegninger og avskjerminger for de som må være utenfor
- Standardisering kan være ‘one size fits all’, men vil svært ofte være mer en mal som må tilpasses faktorer som bruksmønster, omfang, anvendelsesområde og andre faktorer for å oppnå ønsket gevinst. Dette gjelder spesielt organisering av IT-virksomheten på fakulteter, institutter og andre enheter
- Kommentarene og innspillene i notatet fra arbeidsgruppa for lokal-sentral kan styrke og utdype IT-direktørens notat
Oppfølging:
IT-direktøren bearbeider notatet med utgangspunkt i kommentarene og synspunktene framlagt på møtet og kommentarene fra arbeidsgruppa for lokal-sentral. Ny utgave av notatet sendes til behandling på plangruppemøtet 4. juni 2012.
Sak 3: SUAIT – Spørreundersøkelse om administrativ IT
LO orientert om at spørreundersøkelsen som ble avsluttet 30. april 2012. Svarprosenten er på vel 30% hvilket er bra for en slik spørreundersøkelse, men lavere enn svarprosenten har vært for USITs spørreundersøkelser om IT-tjenestene (SUIT).
Foreløpig rapport fra spørreundersøkelsen blir lagt fram på plangruppemøtet 21. mai 2012.
Sak 4: Eventuelt
Ingen saker.
Sak 5: Neste møte
Neste møte i plangruppa er mandag 21. mai 2012. Tema på det møtet vil være gjennomgang av resultatene fra SUAIT – Spørreundersøkelse om administrativ IT.