#1 Oppdatert studiestartinformasjon på uio.no
- Lena Finseth fra SSD orienterte om nyhetsbrevet fra FS og utsending av SMS med brukernavn i slutten av juli (formulering på nett: "i månedsskiftet juli/august")
- Nettverket kom med tilbakemelding på nettinformasjonen om brukernavn og passord for nye brukere (USITs nettsider). Innspill: Kan man her legge inn en formuleringom hva man gjør hvis man har slettet tekstmeldingen, byttet nummer etc? Anne følger opp og tar i første omgang innspillene til nettgruppa i SKS, som har et prosjekt gående om dette.
- Fellesarrangementer under studiestart er nå oppdatert og synlige på uio.no. Det gjelder Velkomstseremonien, Blindern Games og Studentslippet (norsk og engelsk). Arrangementene oppdatertes fortløpende.
- Hovedsiden vil også bli oppdatert snart med lenking til fellesarrangementene, og dato for velkomstseremonien.
- Merk at studiestartsidene på program nå er synlige. Alle fakultet bes om å sjekke at gammel info er fjernet (se spesielt over ingresser).
- Frist for å oppdatere sidene med progam for studiestart er 15. juni.
#2 Nettside for nye studenter ved SV
SV skal lage en felles nettside for nye studenter som skal bidra til å trygge og forberede de nye studentene på oppstart. Her ser man for seg at man bl.a skal gi info om:
- Er det obligatorisk oppmøte?
- Må jeg være med hele uka?
- Hvem er fadderen min?
- Hva om jeg ikke kan komme mandag?
- Koster det noe i studiestart?
- Jeg har tilretteleggingsbehov
- Jeg har studert før
- Jeg er for gammel til å være med i studiestart
- Hvorfor du bør være med i studiestart
I tillegg lenkes det opp til de respektive studieprogrammenes opplegg for studiestartuka. Planen er ikke å duplisere info som allerede ligger på nett, men heller lenke til relevant info. Inspirasjon er hentet fra JUS, men det er tenkt noe mindre omfattende.
----
Runde / diskusjon:
- SV ønsker å lage en "landingsside" som supplerer den sentrale studiestart-siden. Lenken til denne siden sendes i velkomsteposten til de nye studentene i juli.
- JUS hadde en lignende side for rettsvitenskap tidligere (se lenke over), men denne ble tatt ned da nettredaktørene i SKS mente den dupliserte allerede eksisterende innhold.
- Det er en utfordring at de nye studentene må forholde seg til de ulike nivåene på nettsidene. UV meldte en bekymring for at dersom alle fakultetene lager sine egne nettsider kan det føre til nedprioritering eller nedskalering av de sentrale sidene, evnt at de blir overflødige. Dette gjør at UV må bruke ressurser på å opprette og vedlikeholde nettsider på fakultetsnivå, og per i dag finnes det ikke ressurser til det.
- SKS foreslår at det settes i gang et større prosjekt for å kartlegge brukerreisen for nye studenter, fra de søker om opptak til etter studiestart. Prosjektet kan igangsettes vår 2018 og ferdigstilles våren 2019, men det er kun aktuelt hvis fakultetene ønsker dette.
- Innspill fra SV: Dette avhenger at vi får gjort en del brukerundersøkelser allerede i studiestart i august i år.
Oppfølging:
# 1 SKS ber nettgruppa om rapport/ resultater fra de siste brukerundersøkelsene som ble gjort på studiestartsidene. Setter også av tid på møtet i nettverket i mai til videre diskusjon om dette.
# 2 Anne sender også ut epost om eventuelt brukerreiseprosjekt og hva det vil innebære.
#3 Arbeid med etiske retningslinjer ved JUS
- Utgangspunkt for arbeidet var medieoppslag om seksuell trakassering på JUS i høst. Det ble holdt et møte med studentforeninger og dekan før jul, og videre ble det bestemt at man skulle lage noen etiske retningslinjer på fakultetet, da man så at dette var noe som manglet.
- Fakultetet ønsker en bred tilslutning om disse retningslinjene så de ble sendt på høring til Juristforbundet og advokatforeningen og masterprogrammet i rettsvitenskap på UiB. Det er et ønske at retningslinjene også skal gjelde når studentene f.eks. er i praksis hos eksterne aktører.
- Forpliktelsene i retningslinjene går lenger enn hva som ligger i retningslinjene for Si fra-systemet.
- Et tiltak som allerede er implementert, er at Studentombudet nå er til stede på fakultetet en dag hver annen uke.
- De nye retningslinjene vil inngå i fadderopplæringen og legge føringer på fadderne.
- Arbeidet med implementering, kommunikasjon og oppfølging videre følges opp videre av Si fra-koordinatoren på fakultetet.
#4 Retningslinjer for faddere
- SKS (Anne): Tanken er at vi skal ha en effektiv og rask prosess, og målet er implementere retningslinjene før studiestart til høsten. Opprinnelig var det lagt opp til en høringsrunde i bl.a LMU og Utdanningskomiteen, men etter diskusjoner i AF har vi nå landet på at det holder at retningslinjene diskuteres i studieledernettverket, før de sendes rektoratet.
- Sarah, leder i faddersjefnettverket fortalte om bakgrunnen og workshopen som lå til grunn for nettverkets forslag til retningslinjer. Workshopen startet med en SWOT-analyse før man i fellesskap diskuterte punkter og innhold. Det var imildertid litt få faddersjefer på møtet, og vanskelig å få innspill.
- Anne: Faddersjefnettverket gjorde en god jobb, men innspill fra AF er at vi må rydde opp i nivå og formuleringer. Også se på sanksjoner og hvordan vi evt snakker om varsling. det har blitt foreslått å hente inspirasjon fra JUS sine retningslinjer, og heller legge seg på en linje med ti faddervettregler
Diskusjon og runde med innspill, oppsummert:
Nettverket ga tilbakemelding på faddernettsjefsnettverket forslag til retningslinjer.
- Det virker som det er uklart hvem disse retningslinjene er for. Er det for faddersjefene eller studiestartskoordinator? Ledelsen? Mange lag/ nivå.
- Hvis retningslinjer skal fungere for faddere, må de være veldig enkle og tydelige, med et språk som er rettet mot den enkelte fadder (gjerne bruk av "du")
- Nettverket er enige om at det bør lages både faddervettregler og interne retningslinjer for håndtering av situasjoner som skulle oppstå.
- Faddervett-reglene bør inneholde:
- et tydelig språk som retter seg mot den enkelte fadder (bruk "du/deg")
- være tydelige, unngå å bruke "bør"
- humor! Kan vi lage noen videoer?
- bevisstgjøring av rollen som fadder
- Viktig at vi unngår formuleringer som antyder at det skjer så mye fælt i studiestart. Det må være en balanse mellom positivt budskap og tydelige forventninger.
- I de interne retningslinjene må man være forsiktig med bruken av begrepet varsling. Det er ikke ønskelig å legge varslingsansvaret på faddersjefene. I varslingssaker i Si fra-systemet er det svært få ansatte involverte og det er strenge krav til rutinene om hvordan disse håndteres.
- En tilbakemelding fra UV var i de interne retningslinjene å koble på beredskap og lage beredskapskort som beskriver hvordan du skal håndtere de forskjellige hendelsene og legge disse ut på sikresiden.no
Spørsmål som kom opp i diskusjonen:
- Hvordan håndterer man sanksjonene i praksis?
- Hvordan unngår vi at fadderne som det sanksjoneres mot ikke blir faddere senere år?
Oppfølging:
#1 Nytt utkast til retningslinjer (ti faddervettregler) er sendt studiestart- og faddersjefnettverket. Frist for innspill: fredag 27. april kl 14.
# 2 Anne, Sarah og Heidi (faddersjefsekretariatet) vil ta med innspillene fra møtet her, det som komme rpå epost og det som evt kommer fram i møtet i studieledernettverket inn i utarbeiding av utbedret forslag. Det ferdige forslaget vil bli sendt i god tid før neste møte i nettverkene (28. og 29. mai).
# 3 Parallellt med utarbeiding av faddervettregler, vil SKS og faddersjefsekretariatet jobbe med en infopakke til faddersjefer/koordinatorer (faddere med lederansvar) som gir enda tydeligere veiledning til dem, om hva faddervettreglene gr ut på.
# 4 Legges også opp til at faddersjefnettverket før sommeren kan bruke et møte til å diskutere og jobbe med caser om ulike hendelser i studiestart som er for "små" til å være Si fra-saker, men som ofte anses som noe faddersjef bør håndtere (typisk eksempler: når noen ikke ekskluderes, når en fadder oppfordrer til drikkeleker, når faddere og nye studenter begynner å finne på dumme ting som å klatre i bygg osv under et arrangement).
#5 Orienteringer fra SKS
Opptak av nye masterstudenter og internasjonale studenter:
- Internasjonale helgradsstudenter fikk opptaksbrev 17.april
- Helgradsstudenter fra EU får opptaksbrev i slutten av uke 18.
- Innreisende utvekslingsstudenter får oppbrev i uke 19.
- Den viktigste informasjon for disse studentgruppene ligger på New international student
- Anbefalt ankomstdato er fredag 10.august.
Faddergoder:
- Akademika bidrar med handlenett, SiO med termokopper og Karrieresenteret med annen, mindre gave.
- UiO har bestilt t-skjorter og faddersjefgensere.
- Distribusjon ut til fakultetene planlagt til uke 26.
Omorganiseringer i LOS:
- Det skal etableres en ny kommunikasjonsavdeling under en kommunikasjonsdirektør i LOS. De fleste i dagens SKS kommer til å jobbe i den nye komm.avdelingen. Knutepunktet/ mottak forblir i AF.
- SKS vet ikke helt hva konsekvensene av den nye organiseringen blir, men alle oppgaver blir ivaretatt og følger stort sett personene som jobber med dem i dag. Vi kan informere mer på møtet i mai.
Videoprosjekt med LINK:
- SKS samarbeider med Senter for læring og utdanning (LINK) om tre filmer til nye studenter som begynner på UiO. Filmene skal ta for seg overgangen fra skole til universitetet, fra elev til student, og besvare spørsmål som nye studenter har om hvordan komme igang med studiene, hvordan studier foregår og hva det innebærer å være en student i motsetning til å være elev
- Filmene skal bo på en nettside på uio.no. Her kan det også bli aktuelt å legge opp noe bilde- og tekstmateriale som fyller ut og besvarer ting som ikke blir tatt opp i filmene (f.eks begreper i akademia, som nettverket har etterlyst en ordliste på)
- Det er LINK som har laget denne online kursmodulen som brukes på MN og MED/OD. Som en forlengelse av dette prosjektet, kan det bli aktuelt å se på om modulen kan revideres og utbedres og bli noe som alle studenter ved UiO etterhvert må gå gjennom
- Vil gjerne få innspill fra studiestartnettverket på filmene. SKS kommer derfor til å invitere dere som kan, til å komme og høre LINK legge fram sin idé/ konsept snart (høyst frivillig, men kan bli interessant!)
Velkomstseremonien:
- SKS og SSA (Samfunnskontakt og arrangementer) ønsker å gjøre noen endringer på årets velkomstseremoni, inkl fornyelse av de kulturelle innslagene
- Legger også opp til at studenter og faddere kan bruke Universitetshagen som sosial samlingsplass før seremonien, muligens med servering av noen enkle forfriskninger. Det vil forhåpentligvis minske "stress" før seremonien, ved ta man da kan dra rett fra velkomstmøte på fakultet ned til hagen, hvor det vil være lagt opp til at faddergrupper kan samles
- Saken skal opp i rektoratet 3.mai.
- Anne/ SKS orienterer om eventuelt nytt program, på møtet i studiestartnettverket i mai
Notatbøker fra SiO:
- SiO dropper fom studiestart i august Studentkalenderen, da de tror dagens studenter hovedsakelig bruker digitale kalendre
- Ønsker heller å dele ut en notatbok av god kvalitet til alle nye studenter
- Trenger opplysninger fra fakultetene om: Hvor mange nye studenter (tall for 2017 holder), hvilke datoer ila uke 33 og 34 det kan passe at de kommer og har stand på fakultetet og opplysninger om hvor det kan passe at de står (f.eks utenfor inngang, i foajé etc). Se egen bestilling på epost.