Referat fra møte i sentralt arbeidsmiljøutvalg - 4/2020

Tilstede fra arbeidsgiversiden:

Universitetsdirektør Arne Benjaminsen

Personaldirektør Irene Sandlie

Eiendomsdirektør John Skogen

Dekan Frode Helland (Det humanistiske fakultet)

Dekan Aud Valborg Tønnessen (Det teologiske fakultet

Forfall:

LMU- og studentrepresentant Karl Oskar Lie Bjerke

SAKSLISTE

Tilstede fra arbeidstakersiden:

Hovedverneombud Hege Lynne

Tina Næss (hovedtillitsvalgt Akademikerne)

Natalia Zubillaga (hovedtillitsvalgt NTL)

Belinda Eikås Skjøstad (hovedtillitsvalgt Forskerforbundet) 

Asle Fredriksen (Hovedtillitsvalgt Parat)

Observatører:

LMU- og studentrepresentant Karl Oskar Lie Bjerke

Enhet for HMS og beredskap: Johan Løberg Tofte, Steinar Heid, Elin Agathe Hult og Frøydis Schulz (referent)

Enhet for BHT:  Bjørnar Vold-Sarnes, 

Avdeling for personalstøtte: Berit Hernes Bakke

SAK 28/20

Referat fra møte 3/20

Referatet (pdf) er godkjent.

ORIENTERINGSSAK

Koronasituasjonen ved UiO

Fungerende direktør for HMS og beredskap Johan Løberg Tofte, leder av BHT Bjørnar Vold-Sarnes og personaldirektør Irene Sandlie orienterte om koronasituasjonen; status, tiltak og hovedtrekk av erfaringer. Presentasjonen er vedlagt. 

Smittetrykket i Oslo er høyt, men det kan være tegn til utflating. De fleste smittede er i aldersgruppen 20-29 år. UiO samarbeider med kommunale smittesporingsteam der det er behov. Smittevernsutvalget har møter hver fredag og ser på prinsipielle saker og konkrete problemstillinger som dukker opp.

På personalsiden er det gjort oppdateringer rundt forhold ved hjemmekontor (ergonomi, hjemkjøring av utstyr, yrkesskadeforsikring). Retningslinjer for forlengelse for stipendiater er de samme, men er tydeliggjort. Spørsmål om arbeidsreiser henvises til FHI. Det kommer også nye føringer om fraværsdager i 2021 (omsorgsdager og sykemelding). Avdeling for personal holder kurs i digital møteledelse og selvledelse, og vurderer kurs i fjernledelse. Informasjon og dialog går også i forskjellige nettverk.

BHT ser økende tendens i henvendelser fra midlertidig ansatte som opplever situasjonen som vanskelig. Det er også en del henvendelser rundt hjemmekontorsituasjonen.

Avdeling for personal har vært pilot for gjennomføring av PULS-undersøkelsen, og opplever det som nyttig. Undersøkelsen vurderes for resten av UiO.

Sykefraværet er redusert dette semesteret for ansatte, men bruk av sykt barn-dager er høyere enn normalt. Det er ønske om å differensiere på sykefravær for midlertidige/fast ansatte, for å kunne vurdere situasjonen bedre for midlertidige som antas å oppleve større press i situasjonen.

DISKUSJONSSAKER

SAK 30/20

Hjemmesituasjonen under koronapandemien

Utfordringer, både for fysisk og psykososialt arbeidsmiljø, når situasjonen blir vedvarende over lang tid. Belinda Eikås Skjøstad fra Forskerforbundet innleder.

Det er viktig å sikre det psykososiale arbeidsmiljøet for de ansatte. Det er ønske om at PULS-undersøkelsen vurderes lansert bredt ved UiO. I påvente av det må det sikres at alle ansatte følges opp, og at det informeres om tilbud som bruk av BHT. Situasjonen oppleves av mange som mer uavklart og vekslende enn i vår, behovet for kurs i fjernledelse er reelt. Det kan være vanskelig å fange opp når arbeidsforholdene fungerer dårlig for den enkelte. Den økte arbeidsbyrden som mange opplevde i vår er fortsatt gjeldende, spesielt for de som underviser. Uavklart tidsperspektiv er krevende. Også veilederrollen er utfordrende å ivareta digitalt.

Viktig at ledere følger opp alle enkeltmedarbeiderne og ser på arbeidsplaner ved behov. Ansatte trenger å bli sett og få anerkjennelse også på hjemmekontoret.

Dette er viktige problemstillinger, som bør være tema i ledermøter. Også gode erfaringer kan med fordel deles.

Midlertidighet - effekt på arbeidsmiljøet

Det er mange midlertidige ansatte ved UiO, og det påvirker arbeidsmiljøet.

Hovedverneombud Hege Lynne innleder. Undersøkelser blant midlertidige i andre sektorer viser lavere tilknytning til organisasjonen, lavere motivasjon for å bidra, mindre involvering, mindre autonomi, større usikkerhet og høyere terskel for å si fra og ytre kritikk. Det er grunn til å tro at mye av det samme gjør seg gjeldende for midlertidige i akademia.

Dette er en stor tematikk, og problemstillinger som nok kommer tydeligere frem nå. Spørsmålet er hva UiO som institusjon kan gjøre med dette helt konkret. En måte å ta det videre er å få et datagrunnlag og så kan vi diskutere målrettede tiltak derfra.

Saken tas til IDF for oppfølging, og følges videre også av AMU.

VEDTAKSSAK

Arbeidsmiljøutvalgets rolle i byggesaker

Oppfølging av sak 20/20. AMU skulle i løpet av 2020 ta stilling til hvordan arbeidsmiljøutvalg bør orienteres og involveres i byggesaker ved UiO.

Vedtak: Alle arbeidsmiljøutvalg ved UiO skal informeres før prosessen starter, og involveres kontinuerlig om små og store byggesaker under sitt verneområde, herunder medvirkning i sakene (av verneombud, ansatte, tjenestemannsorganisasjonene). Roller og ansvar for dette er beskrevet i EAs Prosjekthåndbok:  EAs prosjekthåndbok - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no) https://www.uio.no/for-ansatte/enhetssider/los/ea/eas-prosjekthandbok/  I tillegg til EAs prosjektledelse har brukernes eiendomskoordinator et særlig ansvar: https://www.uio.no/for-ansatte/drift/internhusleie/dialog-leier-ea/prosjektdialog/  https://www.uio.no/for-ansatte/drift/internhusleie/dialog-leier-ea/prosjektdialog/.

ORIENTERINGSSAKER

AMU-møter i 2021

Møteplan for AMU i 2021 er som følger:

Møte 1: 8. mars

Møte 2: 31. mai

Møte 3: 20. september

Møte 4: 22. november

Kjemikaliestyring ved UiO

HMSB ved Steinar Heid orienterte om prosessen med kjemikaliestyring ved UiO. Presentasjon vedlagt. Bedre ordninger for innkjøp, registrering, lagring og merking av kjemikalier gir store gevinster både økonomisk og for HMS-bildet, og for omdømmet til UiO som en stor aktør innen forskning og utdanning.

HMSB kommer gjerne til andre LAMU og snakker om kjemikaliestyring.

Styringssystem ved UiO

HMSB ved Steinar Heid orienterte om styringssystemet for HMS; prosess og forankring i organisasjonen. Presentasjon vedlagt. De første reviderte dokumentene sendes på høring før jul.

Livsvitenskapsbygget

Universitetsdirektøren orienterer om status.

Overskridelsene av budsjettet har ført til at OUS går inn i prosjektet, gjør bruk av noe av arealene, og det kan bygges et OUS forskningsbygg i tilknytning. Dette kan føre til en god synergi mellom UiO og OUS.

Statsbygg får i oppdrag å forberede tomta for dette, neste trinn blir en ny kvalitetssikring (KS2) i løpet av vårsemesteret. Departementet har gitt 100 Mkr som skal kompensere for det tapet vi har hatt som følge av korona og tidstap. Dersom man får en ny overskridelse så må dette dekkes over UiOs egen ramme. Dette fører til at UiO må følge opp Statsbygg mye tettere.

SAK 37/20

Faste orienteringssaker

a.  Aktuelt fra hovedverneombudet 

b. Aktuelt fra universitetsdirektøren

c. Aktuelt fra bedriftshelsetjenesten

d. Aktuelt fra HMS-koordinator for UiO

e. Aktuelt fra Eiendomsavdelingen

f. Aktuelt fra Læringsmiljøutvalget

g. Referat fra lokale arbeidsmiljøutvalg

SAK 38/20

Referent Frøydis Schulz

Eventuelt

Ingen saker meldt