Hva er "Price Sheet" og "Instrument Price Category"?
Innen BookitLab, defineres priser på "Price Sheet" for hver "Instrument Price Category". Vær oppmerksom på at priser IKKE defineres for hver eneste instrument. Dette er fordi det kan hende flere ulike instrumenter kan ha den samme prissettingen.
Eksempel: Ett leiested har flere instrumenter av samme type (e.g. SEM). Da kan de opprette en prissetting for den typen av instrumenter, og de alle instrumentene på denne typen (e.g. SEM-1, SEM-2) kan benytte denne prissettingen.
Price Sheet
"Price Sheet" er et ark med instruments priser som er gyldige i en bestemt periode.
For hver "Instrument Price Category", kan man sette ulike kombinasjoner av de følgende:
- "Project Category": avhengig av typen av prosjektet brukeren betaler fra, kan man sette ulike prissetting. Kategori kan velges mellom; Intern, Bidrag, eller Oppdrag. På UiO setter vi ikke andre prosjektkategorier enn disse tre.
- "Fee Type": hvordan total kostnaden skal beregnes. For eksempel, om prisen er satt per en time av booking, velg "Reservation (H)".
- "Time Slot Type": det er også mulig å sette ulike priser mellom "Peak" tid og "Off Peak" tid. "Peak" og "Off Peak" tid må defineres på instrumentets innstilling.
- "Threshold/Factor": avhengig av satt "Fee Type", kan man sette en terskel slik at bookingen eller bruk på mindre enn den terskelen skal være kostnadsfri, for eksempel en liten bruk av forbruksvarer.
- "Rate": pris per enhet som er definert på "Fee Type".
Veiledningen om hvordan et "Price Sheet" kan opprettes finnes nedenfor på denne siden.
Instrument Price Category
"Instrument Price Category" er et navn til prissetting som ett eller flere instrumenter eller tjenester bruker for felles. Selv om dette innehar "Instrument", brukes dette til å sette priser for tjenester, treninger, og forbruksvarer også.
Det må defineres før man setter opp et "Price Sheet".
-
Gå til "ADMIN PANEL", den nederste på navigasjons meny (på den venstre siden).
- Klikk "INSTRUMENTS" på navigasjons meny og deretter "Instrument Price Categories" under "INSTRUMENTS".
- Trykk på "Add" knappen nedenfor tabellen av "Instrument Price Categories".
- Velg en riktig "core", fyll inn et navn for en ny priskategori, og trykk på "Submit" knappen
Opprett et nytt "Price Sheet"
- (Hvis du ikke er ennå) Gå til "ADMIN PANEL" fra navigasjons meny på venstre siden.
- Klikk "BILLING MANAGEMENT" og deretter "Price Sheet" meny.
- På "New Period" rad nederst på lista, velg en "core", start og slutt dato av perioden der dette prisarket skal være gyldig for.
- Trykk "Insert" knappen. Da er en ny linje med en ID lagt til.
- Trykk på "Open price sheets for this period" ikonet (av en penn på et ark med linjer) på "PRICE SHEETS" kolonnen for opprettet linjen for å legge til priser. Da kommer man på "Price Sheet" siden.
- Trykk "+" knappen og fyll inn de følgende feltene:
- INSTRUMENT PRICE CATEGORY: Velg en som er definert på forhånd.
- Fee Type: Velg en fra forhånds definert liste. Les også #Veiledning om "Fee Type" nedenfor. Avhengig av typen som er valgt, bør de følgende feltene også spesifiseres:
- Time slot type: "peak" og / eller "off peak".
Threshold: Dersom antall (f. eks. lengde av booking, mengde av forbruksmateriell) er mindre enn terskelen satt her, skal det være kostnadsfri.
- Project Category: Velg mellom; Intern, Bidrag, eller Oppdrag. Husk på at for hver prosjektkategori må pris(er) defineres, med mindre det er kostnadsfri for noen prosjektkategorier.
- RATE: Prissats per enhet som er satt på "Fee Type". Prisen bør oppdateres en gang per året. Da må en nytt prisark for en ny periode opprettes.
- Når alle feltene er fylt ut, trykk på "Add new price rule".
- Gjenta stegene 6 og 7 for å ha en komplett liste av priser for ulike kombinasjoner av relevante faktorer.
Sett "Instrument Price Category" til instrumenter, tjenester, eller forbruksvarer
Etter at "Price Sheet" er opprettet, må "core admin" redigere innstillingen på instrumenter, tjenester eller forbruksvarer slik at hver av dem er koblet mot en riktig prissetting.
- For instrumenter kan dette gjøres ved å velge en riktig "Instrument Price Category" på "Resource" fane av instrumentets innstillings side ("Instruments Settings").
- For tjenester kan dette gjøres på "Request Settings" fane på redigerings side av "Request Type".
Veiledning om "Fee Type"
Det er mange alternative "Fee Types", og enkelte alternativer er lett å forstå fra navnet. Imidlertid er det flere av dem som man bør være forsiktig med å velge mellom.
"Reservation" og "Usage"
For instrumenter, foreløpig er det best å sette pris med en "Fee Type" av "reservation", enten det som setter timepris eller fast pris. Dette er fordi har vi på UiO ikke et system som rekorder start- og slutt tid av bruk av et instrument. Vi antar at brukere benytter et instrument på tid som er booket og dermed betaler for enten reservert tid eller per reservasjon.
Det er fornuftig å tenke om hvordan relevante innstillinger gjøres på instrumentene, blant annet mulighet til å redigere reservasjonen eller kansellering retningslinje.
"Assisted Override"
"Fee Type" som starter med "Assisted Override" setter totall pris for bruk av instrumentet og assistanse. De kan brukes kun når "ASSISTED RESERVATION" toggle er på på reservasjons detaljer.
"Fixed" og "Hourly" (or "H")
Prissats satt med "Fee Type" som heter "... (fixed)" er en fast pris som belastes per booking / booking med assistanse / trenings sesjon (avhengig av hva kommer før "(fixed)" på "Fee Type"), uavhengig av lengden. Dersom en "Fee Type" som heter "... (Hourly)" (eller "...(h)") med samme type (e.g. "Reservation", "Assisted Reservation", osv.) også er satt i prisarket, belastes både den fastprisen og prissats ganger lengden av bookingen / trenings sesjonen osv.
"Other Service"
Denne kan brukes for å sette en fast pris eller sats per forbruksvares enhet. Når ett prisark for en forbruksvare opprettes, må man sette sats per definert enhet på "Consumable Types" side.
Hvor settes avbestillingsgebyr?
Avbestillingsgebyr og betingelser kan settes på hver instruments "Instrument Settings" side, på "Cancellation" fane. Avbestillingsgebyr kan settes som prosentdel av pris på reservasjon, og ulike verdier kan settes avhengig av når bookingen er kansellert.
Dersom brukeren kansellerer reservasjonen skal kun kansellerings gebyr faktureres og ikke kostnad for reservasjonen. Hvis reservasjonen annulleres av admin, kommer ikke kansellerings gebyr heller.