Finnes det en avtale?
Undersøk i Avtalekatalogen om UiO har en avtale som dekker behovet.
Hvis det finnes en avtale, skal den brukes, uavhengig av beløp. Hvis det ikke finnes en avtale og beløpet er lik eller over 100.000 ekskl. mva, skal det gjennomføres en anskaffelsesprosess for å inngå en avtale.
Opprette bestilling
Hvis det finnes en gyldig avtale som dekker innkjøpsbehovet, kan du opprette en bestilling i Unit4 ERP og knytte avtalen til bestillingen. Hvis det ikke finnes en gyldig avtale, og kjøpet er under 100.000 ekskl. mva, kan du opprette bestilling uten å knytte avtale til.
Når det ikke finnes en avtale
Hvis det ikke foreligger en rammeavtale skal det gjennomføres en anskaffelsesprosess avhengig av anskaffelsens verdi:
- Egen fremgangsmåte for kjøp under 100.000 ekskl. mva hvis det ikke finnes en avtale.
- Hvis kjøpet er lik eller over 100.000 ekskl. mva skal det gjennomføres en anskaffelsesprosess.
Opprette og fullføre innkjøpsforespørsler
Brukerveiledninger for innkjøpsforespørsler i Unit4 ERP (dfø-videoer):
- Innkjøpsforespørsel fra interne katalogartikler (dfø)
- Innkjøpsforespørsler fra nettbutikk (dfø)
- Innkjøpsforespørsel for fritekst (dfø)
- Opprette og behandle/fullføre innkjøpsforespørsel (dfø)
Opprette og bruke innkjøpslister
Varer du bestiller kan ofte legges i en innkjøpsliste. Innkjøpslisten kan brukes som utgangspunkt til å lage en ny innkjøpsforespørsel.
Funksjoner innkjøpsforespørsel
- Bruk av ulike distribusjonsmoduser på innkjøpsforespørsler, som for eksempel etterregistreringer
- Bruk av leveringsadresser
- Melding til leverandør
- Leveringskontakt navn
- Leveringskontakt tlf
- Leveringsdato
- Interne meldinger
- Tekst til hovedbok
- Varemottaker
- Vedlegg
- Periodisering
Se: BOTT-rutine for bestilling - aktivitet 8a (pdf)
Komplettere anleggsinformasjon
Utfylling av anleggsinformasjon vil i Unit4 ERP foregå i bestillingsprosessen (og ikke i fakturabehandlingsprosessen som tidligere).
Hvis det er brukt en konto som krever anleggsregistrering, vil du få en ny oppgave for å legge inn anleggsinformasjon før innkjøpsforespørselen sendes til godkjenning hos kostnadsgodkjenner (BDM). Fullføring av anleggsregistreringen skjer ved varemottak.
- Brukerveiledning: Anskaffelse av anlegg ved innkjøpsordre i Unit4 ERP (dfø-video)
- Anleggsmidler
Kontering
Som følge av overgang til ny økonomimodell og ny kontoplan er det nå følgende dimensjoner i kontostrengen som er mest aktuelle for BtB-prosessen:
- Konto
- Koststed
- Prosjekt (prosjekt utledes fra delprosjekt og skal ikke registreres)
- Delprosjekt
Se også:
- Hvordan kontere (konteringsstreng)
- Kodeverk og skjema
- BOTT-kontoplan (excel)
- Økonomimodell (pdf)
- Konverteringstabell og økonomimodell (pdf)
Innkjøpsplaner
Kostnadsgodkjenner (BDM) kan delegere et budsjett som utvalgte fagrekvirenter og/eller innkjøpere kan handle fra innen en avgrenset periode. Dette kalles en innkjøpsplan.
En innkjøpsplan begrenses med hensyn til:
- beløp
- tidsintervall
- kontostreng
- konto (valgfritt)
- koststed
- delprosjekt
- avgiftskode (valgfritt)
- leverandør(er)
- fagrekvirent(er)/innkjøper(e) som kan bruke innkjøpsplanen
Det er kun brukere med rollen innkjøper som kan opprette og redigere planer, og det er kun kostnadsgodkjenner (BDM) som kan godkjenne planer.
- Presentasjon fra opplæring i planer for innkjøper (pptx)
- Presentasjon fra opplæring i planer for fagrekvirent (pptx)
- Veiledning: Innkjøpsplaner BOTT (dfø-video)
- BOTT-rutine: Opprette, endre eller stenge plan for plankjøp (pdf)
MVA-koder
Se også
- Attestering/komplettering av innkjøpsforespørsel fra fagrekvirent
- Anleggsregistrering
- Krav til innsending av elektronisk faktura og merking av inngående faktura.
- Veiledning om kjøp fra selvstendig næringsdrivende.
- Anleggsregistrering - avhending av brukt utstyr og anlegg