Ressurser for Forskningsrådsarbeid ved UiO

Ekspertgruppen for Forskningsrådet har samlet ressurser for det forskningsadministrative arbeidet med Forskningsrådssøknader og -prosjektoppfølging. Ressursene er utviklet ved forskjellige enheter ved UiO, og er ment som en hjelp til alle innen forskningsstøtte. 

Ressurser

Mal for analyse av Forskningsrådets evalueringer av søknader til Nasjonal satsing på forskningsinfrastruktur

Forskerstøtte til søknader og drift av prosjekter

Anbefaler forskningsrådgivere å ta en titt på hvilke rutiner og ressurser som finnes på UiO-enheters nettsider. Mange enheter har egne rutiner for oppfølging av forsker som skal søke eksterne midler. Her er noen gode eksempler:

I tillegg brukes sentrale UiO-sider som støtte:

Vi har sortert uio-ressursene i fire faser:

Fase 1: Søknad

Informere søkere om muligheter

Flere enheter lager tilpassede søknadskalendre eller sender ut periodiske e-poster med slik informasjon.

Eksempler:

Identifisere potensielle søkere

Tips:

  • På noen enheter diskuteres dette i ledergruppa som sammen med forskningsadministrasjonen diskuterer hvilke forskere som kan oppfordres til å søke på forskjellige utlysninger.
  • Noen forskningsrådgivere driver oppsøkende virksomhet - milde oppfordringer til søkere de tenker er aktuelle for spesifikke utlysninger.
  • Flere enheter har "lesegrupper" der de leser EU-arbeidsprogrammer. Dette kan overføres til Forskningsrådet og man kan sette av tid til å lese og diskutere de ulike temaene det lyses ut midler innenfor (eks. Banebrytende forskning, humaniora og samfunnsvitenskap, muliggjørende teknologier) og annen bakgrunnsinformasjon som påvirker utlysningene.
  • Man kan også vurdere lesegrupper med andre i forskningsstøtte for å forberede seg til utlysninger, samlese nye retningslinjer, policy osv.

Informere om interne frister og UiO-sentrale prosesser

Det finnes en rekke eksempler på tidsplan/prosess/dreieplan før en søknadsfrist. Her finner du elementer det er viktig å ha med i en søknadsprosess, og noen eksempler på tidsplaner. Dette kan være til inspirasjon, og den enkelte forskningsrådgiver/enhet kan tilpasse etter eget behov. Tidsplanen du ender opp med vil være avhengig av type utlysning, kultur og fagtradisjoner, og hvor tett man skal følge opp søker.

Elementer i tidsplan: Tilbud om bistand i prosjektutvikling som diskusjon med søker om konsept, gjennomlesning av søknad, konsulentbistand, ekspertpanel, frist for levering av budsjett til prosjektøkonom, godkjenning av søknad før innsending.

Eksempler på tidsplaner:

Kurs i søknadsskriving

Tips:

  • Søknadsskrivekurs for ulike grupper (eksempel yngre forskere)
  • Ideutviklings- og prosjektsøknadsseminar. Opptak av slike seminarer kan legges ut til støtte for søkere senere.
  • Forskningsinspirasjonsnettverk for de vitenskapelig ansatte der ulike sider/utfordringer ved forskning og prosjektsøknader tas opp etter forslag fra forskere.
  • Speed date mellom forsker og forskerstøtte for å sette seg inn i utlysninger.

Veiledning i søknadsmalen

De fleste større prosjekter deles opp i arbeidspakker eller underprosjekter. PERT- og Gantt-chart er eksempler på verktøy for å planlegge aktiviteten i prosjektet. Les mer om skjemaene og se eksempler på UiOs "Når du søker"-sider.

Individuell veiledning i utvikling av prosjektidé og søknad

Tips: 

  • Forskerstøtte gir individuell oppfølging av søkere gjennom arbeidsstuer i etterkant av skrivekurs
  • Søkere sender one-pager/project summary til forskerstøtte som man kan bruke til veiledning og utvikling av idé og prosjektsøknad.

  • Forskerstøtte kan bruke FANE-nettverkene og Teams (UiO forskerstøtte) til å støtte hverandre på tvers av enheter.

Avklaring av samarbeidspartnere i søknaden

Eksempler:

Tips:

  • Forskningsrådets retningslinjer om hvem som kan være samarbeidspartnere, hvem som kan være FoU-leverandører, og hvem som faktisk har lov til å være deltager i prosjektet er i endring. Dette kan oppleves som forvirrende for mange. Husk å lese utlysningen nøye for å finne ut hva som er tillatt. Kontakt også gjerne andre i forskningsstøtte for å diskutere dette, og involver også økonomi og juridisk rådgivning ved behov. 
  • Punktet over gjelder selvsagt også når UiO skal inngå som samarbeidspartner i andres prosjektsøknader.

Gjennomlesning/review av søknaden i perioden før innsending

Tips:

  • Man kan koordinere slik at søkerne får møte erfarne prosjektledere slik at de får tilbakemelding på søknaden.
  • Seminar for en gruppe søkere der de gir hverandre tilbakemelding på søknadene.

Formaliteter i søknaden: støttebrev, skjemaer, budsjetter

Tips: 

  • For større søknader: budsjett gjennomgått av representant for økonomi og forskningsadm. i fellesskap før det ble oversendt med kommentarer til instituttleder for godkjenning. 
  • For de fleste søknader: budsjett lages/gjennomgås i samarbeid med økonomi/adm.

Oppfølging etter søknadsfrist og ved avslag

Tips: 

  • Feiring av innsendte søknader, heller enn av tilslag.
  • Gratulasjonshilsen fra forskningsdekan til alle søkere i etterkant av søknadsfristen
  • Alle som får avslag blir kontaktet så snart resultatet foreligger og tilbudt samtale
  • Møte i etterkant for vurdere alternativ finansiering, forbedring av søknad, CV, ny innsending osv.
  • Gjennomgang av avslagsbrev for å se om det er noe felles for avslagene
  • Kort administrativt evalueringsmøte mellom økonomer og forskningsrådgivere med mål om å samarbeide og utvikle støtten til neste utlysningsrunde
  • Evalueringsrunde med søkerne, hva fungerte godt, hva kunne vi gjort bedre, var det noen hjelp du ønsket deg som du ikke fikk?

Fase 2: Oppstart

Oppstartsmøte

Tips:

  • For større prosjekter, vurdér behovet for å lage en kommunikasjonsplan for prosjektet i oppstartsfasen
  • Husk å vurdere nøye formatet på oppstartsmøtet - skal det ledes av administrasjonen eller av prosjektleder selv, og hvem bør være tilstede, og fra hvilke nivåer? (sentralt/fakultet/institutt). Mulige deltagere: økonomi, HR, faglig ledelse, administrativ ledelse, forskningsstøtte, eksperter på etikk og kvalitetssystem osv.

Kontraktsinngåelse og konsortieavtaler (og eventuelt IPR og konfidensialitet)

Tips:

  • For å skaffe signaturer fra ledelsen på instituttet, bruk Nettskjema: Lokal administrasjon bruker et nettskjema til å sende dokumenter til ledelsen som ledelsen må signere på. (Søknadsbudsjetter, totalbudsjetter, samarbeidsavtaler, tilleggsavtaler osv.)

Datahåndteringsplan

Fase 3: Drift

Prosjekt- og budsjettoppfølging

Årshjul for prosjektdrift

Tips:

  • Jevnlige møter mellom prosjektleder og administrasjon for å diskutere både progresjon, økonomi og utfordringer. Husk å oppdatere ansattlister, datahåndteringplaner, kommunikasjonsplaner osv.
  • Sørg for at alle etiske problemstillinger rundt prosjektdriften er dokumentert og oppdatert. Husk at Forskpro er pålagt å brukes der medisinsk og helsefaglig forskning gjøres.
  • Prosjektledermøter - møter mellom alle prosjektledere på enheten jevnlig for erfaringsdeling
  • Mentorordning: erfarne prosjektledere følger opp ferske prosjektledere

Fase 4: Avslutning

Prosjektavslutning

Tips:

  • Gå gjennom økonomien i prosjektet - er alle utgifter og inntekter ført? Forklar eventuelle overskudd/underskudd.
  • Sjekk at alle relevante dokumenter finnes i prosjektets ePhortesak, og avslutt denne. For oversikt over hvilke dokumenter som er relevante - sjekk nettsiden til din enhets delarkiv.
  • Husk å evaluere etter at prosjektet er over sammen med alle involverte (forskere, forskerstøtte, økonomi, HR). Hva kan bli bedre neste gang og hva gjorde vi som var bra? Hvordan kan dette prosjektets resultater generere ny forskning?
Publisert 12. apr. 2021 10:30 - Sist endret 3. aug. 2023 08:09
Del på e-post