Til stede: Sofia E. (på sak om tverrfaglighet), Anna H., Anna B., Jonny og Åse-Marit ( alle i Fellesadministrasjonen), Jean Raphael og Natalia (MN), Birgit (JUS), Gørill (UV), Andrea (på sak om tverrfaglighet og registrering av ph.d.) og Sarah (HF), Kari-Anne (MED), Ina (TF),
Forfall: Ida (SV), Anniken (MN), Natalia (OD)
Referat fra forrige møte: Lenke til 11. september 2023
Saker fra fakultetene
1. Krav til sammendraget av avhandlingen (UV) (flyttet fra juni-møtet)
Er det visse formkrav?
Referat: Gørill innleder. Mange sammendrag som legges på nett er vanskelig tilgjengelig, hvilke krav settes?
- Tidspunkt for innleveringen er kritisk, SV har innført obligatorisk innlevering sammen med avhandlingen, mye motstand i begynnelsen, men er nå etablert.
- Kanskje man kunne legge dette inn som del av formidlingsøvelser i forkant, med mulighet til å endre tekst frem til avhandlingen innleveres. Kan dette gjøres lang tid i forkant?
- Sannsynlig at det kan komme krav til sammendrag på norsk i den nye UH-loven.
2. Registrering av finansiering i FS (HF)
Hvordan og av hvem brukes finansierings-dataene i FS? Er det viktig at de er nøyaktige? Er vi sikre på at dårlige data ikke kan bli brukt nå eller senere som grunnlag for viktige beslutninger sentralt? Hvis svaret er nei på det siste spørsmålet, bør vi sikre at det er en enhetlig praksis på tvers for hvordan vi registrerer finansering i FS.
Referat: Sarah innleder. Er måten saker registreres på viktig for UiO-sentralt? Er den enkelte enhet sikre på at de gjør det rett, og hva er rett?
- Ja, det er viktig, spesielt mtp ny finansieringsmodell. ØVA jobber nå med å finne grunnlagsdata som skal brukes som bakgrunninformasjon til diksusjon om fordeling av KD-stillinger.
- Det er behov for oppdatering av veiledning for finansieringskategori og å legge til flere eksempler slik at vi bedre kan identifiserte hvilken kategori som er korrekt. Her må vi se på veiledningen.
- Man er ofte avhengig av informasjon fra stipendiatene. De vet ikke nødvendigvis selv hvilken kategori de faller under. Det står ikke noe konkret sted.
- Trolig en hel del feilregistreringer fordi ph.d.-rådgiverne ikke har tilgang til HR-systemet.
- Dekanmøtet har diskutert semesterregistrering for ph.d.-kandidater. Bergen har dette. Får man faktisk riktigere data på denne måten?
- Bergen innførte semesterregistrering fordi de bruker fremdriftsrapportering i FS.
Konklusjon: Sarah forbereder en sak til neste FFF og vi setter av tid til at alle presenterer hvordan de kategoriserer og registrerer. Alle må forberede seg.
3. Kursing i mangfold (ref. til Forum for forskningsetikk – Manglende kjønnsbalanse og mangfold i forskning: et forskningsetisk problem?) (MN) (flyttet fra september-møtet)
Forskningskomiteen ved UiO og MN-fakultet avholdt dette seminaret 8. september hvor de ovennevnte problemstillingene ble presentert og diskutert. Bør UiO organisere kurs for både ph.d.-kandidater og veiledere, hvor man skal få muligheten til å reflektere over disse temaene og få opplæring? Organiserer andre fakulteter arrangementer med denne tematikken?
Referat: MN lufter om dette kan være aktuelt for flere fakulteter.
Saker fra Fellesadministrasjonen
1. Barrierer for tverrfaglighet v/Anna B.
Arbeid med å identifisere barrierer for tverrfaglighet nærmer seg forskningsfeltet, og vi tar en innledende liten runde. På hvilke måter er tverrfaglighet og samarbeid på tvers av UiO krevende i administrasjon av forskerutdanningen? Er det noen som har noen bestepraksisløsninger å dele?
Referat: Anna B. innleder. Vi ser på barrierer for tverrfaglighet, og med vekt på barrierer for de som regnes som eksterne, men er ansatt på UiO.
- MN har etablert samarbeid med NHM og sentre som NCMM. MN blir involvert i ansettelsesprosessene.
- SV: Instituttene har egne ph.d.-linjer med egne krav. Vedr å la de som forvalter ph.d-programmet delta i ansettelsene er det en utfordring at begge parter føler selvråderetten blir utfordret. De som er ansatt på SVs får direkte, løpende opptak, men sentre eller andre enheter på UiO (inkludert ARENA) vurderes som eksterne.
- Det kan være utfordrende at en kandidat som er ansatt på et fakultet av en eller annen grunn skal følge doktorgradsprogrammet på et annet fakultet. Ikke lett for hverken ph.d.-kandidaten eller for programmet, men må håndteres best mulig. Denne problemstillingen opplever flere fakulteter, noen fakulteter ser dette spesielt knyttet til kandidater fra forskerskoler.
- Tverrfaglighet er viktig, men det er en utfordring at kandidatene ikke får tilhørighet noe sted, og dermed blir forsinket. Dette kan også oppstå internt på et fakultet, hvis en kandidat ønsker å endre retning underveis og det er ulike obligatoriske krav
- Det er ulike typer barrierer, men de fleste enheter er underlagt et fakultet på en eller annen måte, noe som gjør det enklere å håndtere og finne løsninger. De som er vanskeligst er SUM og STK. De har kandidater som kan gå til en rekke ulike fakulteter. De har en forventing om automatisk opptak, noe de ikke kan få.
Konklusjon: dette var en første sondering om denne problematikken, vi vil trolig komme tilbake til tematikken i senere møter,
2. Utsending av prøveforelesningsdato v/Anna H (flyttet fra september-møtet)
Det er et generelt behov for planlegging av e-post-utsending. Anna H presenterer sammendrag (.pptx) av svar i Nettskjema (.pdf).
Er behovet godt beskrevet?
Referat: Anna H. innleder: Dette er først og fremst for en oppklaring av allerede innsendte svar på spørreskjema fra juni. Nettskjema og svar gås gjennom før Anna H tar dette tilbake til DIG for vurdering.
2. Gjennomgang av FFF-mandat med nye medlemmer (utsettes til neste gang)
3. Forskriftsendring (flyttet fra september-møtet)
t.o. 16. august ble det sendt ut følgende informasjonssak fra Personalavdelingen i Fellesadministrasjonen:
"Kunnskapsdepartementet har vedtatt en endring i forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assisten og spesialistkandidat, gjeldende fra 1. juli 2023.
Endringen består i at § 2-3 pkt. 5 er opphevet, slik det ikke lenger er krav om at fravær skal utgjøre minst to sammenhengende uker for å gi grunnlag for forlengelse. Begrunnelsen for endringen er at «kravet om to sammenhengende uker i § 2-3 (5) kan være i strid med likestillings- og diskrimineringsloven».
Det vil si at fra 1. juli 2023 vil stipendiater og postdoktorer ha krav på forlengelse fra første fraværsdag for lov- og tariffestet fravær, eksempelvis sykt barn-dager, egenmelding eller legemeldt fravær.
UiO er i dialog med KD og HK-dir om eventuell tilbakevirkning og hvordan endringen er ment praktisert for fravær før 1. juli 2023. Vi vil komme tilbake med nærmere informasjon om dette så snart som mulig.
Forlengelseskalkulatoren er p.t. ikke oppdatert i henhold til forskriftsendringen, men det jobbes med en bedre løsning for dette. Inntil videre må forlengelser for korte fravær fra 1. juli 2023 beregnes manuelt.
OPA vil også informere om saken i førstkommende pk-nettverk".
Referat: Dekanmøtet diskuterte dette på tirsdag, men vi har ikke fått konklusjonen ennå. OPA sender ut informasjon så snart dette er landet.
4. Ta et glass for å ønske nye medlemmer velkommen?
For eksempel i tilknytning til møtene 6. november eller 7. desember?
Referat: Vi bestemmer 7. desember. Bestemmer sted senere.
5. Eventuelt