Å planlegge forskningsdatahåndtering er viktig for å kunne dele og gjenbruke data så åpent som mulig og i samsvar med FAIR-prinsippene.
Grunnleggende kartlegging
Ved oppstart av prosjektet, gå gjennom og vurder følgende:
- Hvilke datatyper du skal samle inn.
- Om du skal bruke eksisterende datakilder – se i så fall råd for gjenbruk av data.
- Hvor åpent eller lukket dataene skal lagres, både underveis og i etterkant.
- Hvor åpent dataene skal være tilgjengelig og arkiveres ved prosjektslutt.
- Hvilke filformater og -størrelser som skal samles inn.
- Hvordan dataene skal organiseres (mappestruktur og filnavn).
- Hvilken type dokumentasjon som skal skrives underveis og hvordan datakvaliteten opprettholdes.
Noen typer data krever en form for rådgivning eller godkjenning.
-
Resultater som omfattes av UiOs rettighetspolitikk må vurderes særskilt.
Se også: Datahåndtering i internasjonale forskningssamarbeid
Vurdering av lagringsløsninger og tilgangsstyring
Størrelsen på datasettet – både med tanke på filstørrelse og antall filer – påvirker hvilke lagringsløsning du bør velge og hvordan dataene skal organiseres og dokumenteres underveis i prosjektet. Det kan også påvirke arbeidsflyten i prosjektet med tanke på kvalitetssikring, overføring av filer, tilgangsstyring og analyse.
Basert på planen for analyse, størrelsen på dataene, kompleksiteten i prosjektet, og andre faktorer (f.eks. planlagt feltarbeid), vurder om det er et behov for utstyr, ekstra lagringsplass og programvarer eller annet at du ikke har tilgang til foreløpig. Se IT-avdelingens lagringsguide eller ta kontakt med IT-hjelp for råd og veiledning.
Dersom andre enn deg selv trenger tilgang til dataene underveis i eller etter prosjektet, tenk nøye gjennom hvem som bør ha tilgang til hva og hvordan de kan få det. Dette er særlig viktig når dataene inneholder sensitiv eller klassifisert informasjon.
Se også: Forskningssikkerhet i internasjonale samarbeid
Ansvarsfordeling
I planleggingsfasen bør du også beskrive roller og ansvarsfordeling for datahåndtering i prosjekt eller forskergruppe.
Følgende retningslinjer gjelder.
- Prosjektleder for et forskningsprosjekt har det overordnede ansvaret for håndtering av forskningsdataene.
- Datarøkter kan få delegert ansvar av prosjektleder for oppfølging av forskningsdatahåndtering og å lage gode rutiner for håndtering.
- Prosjektmedlemmer har ansvar for å gjøre seg kjent med og følge retningslinjer for håndtering av forskningsdata.
- I samarbeidsprosjekter er det er institusjonen med koordinerende ansvar som har det overordnede ansvaret for dataene. Dette kan delegeres til de andre institusjonene om dataene skal lagres og brukes ved en av de andre institusjonene. Her inngås avtale ved prosjektstart hvor man tar dette inn. Prosjektleder har ansvar for at at avtalen følges opp også ved de andre institusjonene der dataene er innsamlet, samt håndtert ved ulike institusjoner på tvers av institusjoner og landegrenser.
Se også: Informasjonssikkerhet for forskere
Kostnader
Følgende vurderinger knyttet til kostnader og budsjettering er viktige å ta med i planleggingen.
- Dersom det skal settes av egne resurser til dathåndtering/datarøkter, må dette inn i budsjett.
- Prosjekter kan kjøpe tjenester fra IT-avdelingen for å utvikle verktøy eller programvare. Se IT-avdelingens prisliste for slike oppdrag.
- Data fra eksisterende kilder kan også ha kostnader knyttet til tilgang og bruk.
- På IT-avdelingens nettsider finner du en oversikt over kostnader til sikker lagring underveis.
For informasjon om andre tjenester, se oversikt over alle IT-tjenester (tjenestekatalogen).
Datahåndteringsplan
UiO forventer at du planlegger for håndtering av forskningsdataene og bruker datahåndteringsplaner der det er et krav. Les mer om hva datahåndteringsplan er, hva den kan inneholde og hvordan planen kan evalueres.
Finansiørers krav til datahåndteringsplaner
Finansiører har krav til datahåndteringsplaner hvor du beskriver hvordan du skal håndtere data underveis i et prosjekt, slik at disse ved prosjektslutt skal kunne arkiveres og deles åpen eller med begrensninger.
Kurs og veiledning
Universitetsbiblioteket tilbyr kurs i forskningsdatahåndtering, inkludert utforming av datahåndteringsplan.
For veiledning, undersøk om din enhet har personer som har dette som et dedikert ansvarsområde. Hvis ikke, ta kontakt med research-data@uio.no.
Eksterne ressurser
- Roller i RDM-kit fra ELIXIR
- Michener WK (2015) Ten Simple Rules for Creating a Good Data Management Plan. PLoS Comput Biol 11(10): e1004525. https://doi.org/10.1371/journal.pcbi.1004525
- DHP-støttepakkeprosjekt