Referat fra møte i sentralt arbeidsmiljøutvalg - 1/2021

Tilstede fra arbeidsgiversiden:

Universitetsdirektør Arne Benjaminsen (fra 09.20)

Ass. universitetsdirektør Tove Kristin Karlsen (til 09.20)

Personaldirektør Irene Sandlie

Eiendomsdirektør John Skogen

Dekan Aud V. Tønnessen (Det teologiske fakultet)

Dekan Frode Helland (Det humanistiske fakultet)

Observatører:

Enhet for HMS og beredskap: Johan Løberg Tofte, Elin Agathe Hult, Steinar Heid og Frøydis Schulz

Enhet for BHT:  Bjørnar Vold-Sarnes

LMU- og studentrepresentant: Karl Oskar Lie Bjerke

SAKSLISTE

Tilstede fra arbeidstakersiden:

Hovedverneombud Hege Lynne

Tina Næss (hovedtillitsvalgt Akademikerne)

Natalia Zubillaga (hovedtillitsvalgt NTL)

Cecilie Wingerei Lilleheil (Forskerforbundet) 

Asle Fredriksen (hovedtillitsvalgt Parat)

SAK 1/21

Referat fra møte 4/20

Referatet (pdf) er godkjent.

ORIENTERINGSSAKER

Oppdatering om koronasituasjonen

Seksjonsleder for HMS og beredskap Johan Løberg Tofte orienterte om koronasituasjonen. Universitetet er åpent, med booking av lesesalsplasser og kollokvierom, og seminarundervisning for inntil 20 personer. Ansatte har hjemmekontor så langt det er praktisk mulig.

Massetesting av personer tilstede på campus startet uke 9. Det er meldt om ca 70 studenter og 25 ansatte ved UiO smittet fra august 2020, men det er nok en del tilfeller som ikke er registrert hos oss. Vi er ikke kjent med smitteutbrudd ved UiO etter jul.

SAK 3/21

Sykefraværsrapport for 2020

Personaldirektør Irene Sandlie orienterte om sykefravær og forebyggende arbeid i 2020. Presentasjon og sykefraværsrapport vedlagt.

Det totale registrerte sykefraværet ved UiO er relativt lavt og stabilt, med små variasjoner fra år til år. Fra 2019 til 2020 er det en liten nedgang i det totale sykefraværet. Trender i fraværet er som tidligere forskjeller mellom kvinner/menn, vitenskapelig/teknisk-administrativt ansatte. Differensiert på ansattgruppene faste/midlertidige ansatte har de midlertidige ansatte høyere fravær blant de vitenskapelige, noe lavere blant de teknisk-administrative.

På grunn av den spesielle situasjonen i 2020 er det avholdt færre kurs i oppfølging av sykefravær, men det er avholdt flere andre kurs rettet mot koronasituasjonen, i samarbeid med BHT. 

Det kan være interessant å se på sammenhenger mellom funn i arbeidsmiljøundersøkelser og sykefravær, spesielt differensiert på forskjellige ansattgrupper. Dette bør følges opp lokalt av LAMUene. Generelt vil arbeidsmiljøundersøkelser gi mer substansiell informasjon enn lave sykefraværstall med liten årlig variasjon. Langtidsfravær kan gi store utslag i små miljøer.

Rutiner for oppfølging av langtidssykemeldte ferdigstilles snart og legges frem for AMU.

Ny leverandør for renovasjon

Eiendomsavdelingen ved Åke Appelqvist orienterte om ny rammeavtale for renovasjon. Presentasjon vedlagt. Enhetene skal ha lokale kontaktpersoner for håndtering av farlig/smittefarlig avfall.

HMS-avvik 2020

HMSB ved Steinar Heid orienterte om HMS-avvik i 2020; omfang, type hendelser, årsaker og konsekvenser. Nåværende IT-system for håndtering av HMS-avvik må skiftes ut da det ikke fyller UiOs behov og heller ikke vil bli vedlikeholdt av leverandør. Presentasjon vedlagt.

Kjemikaliestyring – oppdatering av kjemikaliedatabasen

HMSB  ved Elin Agathe Hult orienterte om kjemkaliestyring ved UiO, og status for oppdatering av sikkerhetsdatablader. Det jobbes mye med kjemikaliestyring og stoffkartoteket ved svært mange enheter. HMSB kommer tilbake til AMU med en oppdatert rapport etter sommeren. Presentasjon vedlagt.

Obligatorisk HMS-opplæring

HMSB ved Eliln Agathe Hult orienterte om status for gjennomføring og kort om erfaringer fra e-læringskurset tilbudt i 2020. Presentasjon vedlagt.

Invitasjon til å gjennomføre e-læringskurset er sendt alle AMUs medlemmer i etterkant av møtet.

VEDTAKSSAKER

Årsrapport for AMU 2020

Vedtak: Årsrapporten for AMU 2020 vedtas.

ORIENTERINGSSAKER

Bestilling og bruk av BHT-tjenester 2020

BHT ved Bjørnar Vold-Sarnes orienterte om bestilling av BHT-tjenester fra enhetene for 2021. Bestillingene er som de pleier, og handlingsplanene følger mønster fra tidligere.

Årsrapport BHT 

BHT ved Bjørnar Vold-Sarnes orienterte om BHTs arbeid og erfaringer fra 2020. Digital møteplattform har generelt fungert greit i konsultasjoner og kurs. Antall oppdrag innen yrkeshygiene har gått ned, da dette krever fysisk oppmøte. Noen ting trekkes fram som verdt å merke seg fra 2020:

• Stipendiater og åremålsansatte, spesielt utenlandske ansatte, opplever stor grad av ensomhet og isolasjon på hjemmekontor. Flere problemstillinger og henvendelsene er økende. Tidspresset stipendiatene opplever er også krevende. Problemstillingene bør følges opp av AMU.
• Det har vært økende etterspørsel etter råd om ergonomisk utforming av arbeidsplassen hjemme. Det er uklart for mange hvilket ansvar arbeidsgiver har for dette. Dette bør følges opp, spesielt hvis det blir permanent økning i bruk av hjemmekontor etter pandemien. Arbeidsgivers og BHTs roller og ansvar ved bruk av hjemmekontor bør avklares.

Årsrapport HVO

Hovedverneombud Hege Lynne orienterte om mindre omfang av seminarer og opplæring, hvor personlig kontakt er viktig. HVO har vært involvert i en del lokale møter digitalt, og også drevet en del rådgivning til verneombud rundt på UiO som har vært aktive i håndtering av pandemien som for eksempel risikovurderinger.

Årsrapport HMS

HMS-koordinator Steinar Heid orienterte om at HMS-arbeidet ved UiO 2020 har vært til dels styrt av pandemien. Aktiviteter er gjort rede for i årsrapporten, som inkluderer mer tall og grafiske fremstillinger enn tidligere med sikte på mer målstyring av arbeidet.

AMU – veien videre

AMU reflekterte over hvordan AMU-arbeidet bør legges opp videre, hvilke ambisjoner man bør ha og hvordan gjøre AMU til et godt og levende organ.

I tillegg til faste saker, kan det være hensiktsmessig å ha tematisk fokus over lengre tid på enkelte problemstillinger. Mange temaer trenger å belyses og diskuteres mer grundig, og følges opp av AMU. 

Det er mange typer saker som berører arbeidsmiljøet og hører naturlig hjemme i AMU. Både konkrete, tidsaktuelle saker, detaljrapporter på tallfestet status innen arbeidsmiljøparametre, og mer overordnede problemstillinger som omhandler hva et arbeidsmiljø er og hva slags forventninger man bør ha til arbeidsmiljøet ved UiO.

AMU bør ha fokus på å bedre kultur og kontinuerlig forbedre arbeidsmiljøet på lang sikt i tillegg til å komme med innspill og bidra til aktuelle problemstillinger. Det bør også fokuseres på at informasjon når helt ut og ned i organisasjonen.

Arbeidsmiljøkartlegginger. ARK – status, PULS-undersøkelse for UiO.

Avdeling for personalstøtte ved Berit Hernes Bakke orienterte om arbeidsmiljøundersøkelser ved UiO. Notat vedlagt.

AP kommer tilbake i løpet av 2021 med oversikt over gjennomførte arbeidsmiljøundersøkelser og frekvens på gjennomføring.

Oversikt over byggeprosjekter 2020

Eiendomsavdelingen ved Erik Munthe-Kaas orienterte om byggeprosjekter i 2021. Presentasjon vedlagt.

Budsjettet er delt mellom vedlikehold, brukerbehov og myndighetpålagte prosjekter (avvik fra lov/forskrift, myndighetspålagte utbedringer).

Referent: Frøydis Schulz