Referat fra møte i sentralt arbeidsmiljøutvalg - 1/2024

Johannes Falk Paulsen (for Arne Benjaminsen)

Gudleik Grimstad

John Skogen

Tiril Willumsen

Thomas Aulin (HVO)

Cecilie Wingerei Lilleheil (HTV)

Natalia Zubillaga (HTV)

Fridtjof Jerve (for Ariel Sevendal) (HTV)

Olav Kyrvestad (for Sara Younes) (HTV)

Forfall:

Frode Helland (arbeidsgiversiden)

Sara Younes (arbeidstagersiden)

Ariel Sevendal (arbeidstagersiden)

Gro Merethe Lund (HMSB)

Observatører:

Bedriftshelsetjenesten: Julie Tran

Enhet for HMS og beredskap: Johan Løberg Tofte

Referent 

Elin Agathe Hult (HMSB)

ORIENTERINGSSAKER

Oppfølging hendelse Farmasi v/HMSB

Fungerende seksjonssjef for Enhet for HMS og beredskap, Johan Løberg Tofte, informerte om arbeidet med oppfølgingen av knivhendelsen i Gydasvei høsten 2023. 

Det er to prosesser som går parallelt. Den ene handler om UiOs egen evaluering av krisehåndteringen. Her har det blitt gjort en evaluering, slik det blir gjort ved alle større hendelser. Evalueringen har avdekket en del forbedringspunkter når det kommer til selve krisehåndteringen og noen forbedringspunkter når det kommer til det forebyggende arbeidet.

Den andre prosessen er at Arbeidstilsynet gjennom høsten 2023 gjennomførte et tilsyn på den aktuelle seksjonen. Arbeidstilsynet har avdekket mangler i det systematiske HMS-arbeidet og de har i en foreløpig tilsynsrapport varslet 4 pålegg som i hovedsak dreier seg om risikovurderinger, rutiner, opplæring og øvelser. UiO har gitt tilbakemelding på den foreløpige tilsynsrapporten og venter på den endelige rapporten med de endelige påleggene. Selv om Arbeidstilsynet sine pålegg gis til seksjonen hvor denne hendelsen fant sted er det nødvendig å sikre at alle enheter ved UiO har de nødvendige risikovurderingene, rutinene, opplæringen og øvelsene på plass. Hvordan dette skal sikres vil bli tatt opp som en sak i Universitetsdirektørens ledermøte 27.02.2024.

HMSB vil komme tilbake til AMU med hvordan påleggene fra Arbeidstilsynet følges opp videre.

Årsrapport HMSB

Seniorrådgiver Elin Agathe Hult fra Enhet for HMS og beredskap presenterte noen hovedpunkter fra årsrapport for HMS og beredskap. Se presentasjon fra HMSB.

Det har vært gjennomført svært mange beredskapsøvelser i 2023 og det har også vært gjennomført en praktisk øvelse i restverdiredning ved ett av museene.

Det har også i 2023 vært flere branner/branntilløp ved UiO som har ført til materielle skader. Det er viktig å ha fokus på det forebyggende brannvernsarbeidet.

Det har vært stor etterspørsel etter kursene som tilbys av HMSB i 2023 og det har blitt satt opp en rekke ekstra kurs i tillegg til at kurs har blitt holdt lokalt på forespørsel. Dette gjelder spesielt «Modul 5 + 6 – HMS-arbeid ved UiO», som er en del av en del av grunnopplæringen for verneombud og som også er obligatorisk for alle ledere ved UiO. Videre har det gjennom hele året vært stor interesse for sikkerhetskursene og PLIVO-kursene og interessen for disse kursene økte ytterligere etter hendelsen i Gydasvei. HMSB har i 2023 også laget e-læringskurs og en del opplæringsmateriell i form av videoer. E-læring av god kvalitet er krevende utarbeide fordi det er en egen pedagogisk sjanger som også krever for eksempel utstyr for filmproduksjon, programvare og kraftig nok maskiner for redigering og kompetanse innen både medieproduksjon og pedagogikk.

Det har gjennom hele 2023 vært en god utvikling på kvaliteten i stoffkartoteket. Videre vil det være viktig å fokusere på å bruke disse dataene til å sikre at vi har kontroll over de kjemikaliene som kan medføre helseskade.

Årsrapport HVO

Hovedverneombud for UiO, Thomas Aulin, presenterte årsrapporten fra HVO. Se presentasjonen fra HVO.

Både HVO og vara HVO for UiO var nye i rollen i 2023. Det har medført et behov for å orientere seg og bli kjent i organisasjonen.

HVO påpeker at det er viktig at verneombudene får tilrettelagt godt slik at de kan klare å ivareta vervet på en god måte. Faste møter med ledelsen er en del av dette. Videre er det viktig med kompetanseheving både for verneombud og ledere.

Årsrapport BHT

Leder for BHT, Bedriftslege Julie Dung Ngoc Tran, la frem Årsrapport fra BHT. Se presentasjon fra BHT.

Enhetene har hatt en bruk av BHT som for tilsvarende år. Det kan ut fra rapporten se ut som om Ledelsen og fellesadministrasjonen har et spesielt stort forbruk, men dette skyldes at BHT leverer en del tjenester som kommer hele UiO til gode. Dette gjelder for eksempel bistand til ARK, IA-arbeid, kurs og lignende. Disse leveransene blir, på grunn av tekniske utfordringer med BHT sitt journalsystem, ført på Ledelse og fellesadministrasjon.

I 2023 har det vært en økning av henvendelser til BHT fra personer som det har blitt varslet om. Disse personene har behov for en god lederoppfølging uavhengig av hva utfallet av varslingssaken blir.   

Midlertidige vitenskapelige ansatte er en gruppe som over lang tid har hatt behov for samtaler med BHT. Problemstillingen er sammensatt. En del opplever at det er krevende å være ny i Norge, at det er krevende å jobbe i grupper med mange nasjonaliteter og at de ikke er kjent med den norske arbeidslivsmodellen. Andre er usikre på hvordan de ligger an i forhold til progresjonen i sitt eget arbeid og opplever at dette fører stress. At veiledere setter av tid til å gi gode tilbakemeldinger anses som viktig for å følge opp denne gruppen.

Årsrapport sykefravær v/OPA

Sykefraværsrapporten for 2023 ble lagt frem av Jan Thorsen, seniorrådgiver OPA. Se presentasjon av sykefraværet.

Sykefraværet for UiO har gått litt ned fra 4,42 % i 2022 til 4,27 % i 2023. Sykefraværet ligger på samme nivå som for sammenlignbare institusjoner i sektoren.

Det er en økning fra 2022 når det kommer til antall egenmeldte sykefravær hvor det er angitt at sykefraværet er arbeidsrelatert for enkelte enheter.

MN har over lang tid hatt et sykefravær som ligger langt under sykefraværet ved resten av UiO. Det mistenkes at dette har sammenheng med underrapportering.

AMU ønsker at enheter med høyt arbeidsrelatert fravær kommer til AMU for å gi en orientering. Arbeidsutvalget for AMU skal se på hvilke enheter som inviteres inn på bakgrunn av data om det arbeidsrelaterte sykefraværet som er normalisert i forhold til enhetenes størrelse.

AMU ønsker også en orientering om den tilsynelatende underrapporteringen fra MN.

Sentral handlingsplan for avtalt bistand mellom BHT og UiO v/ HMSB

BHT handlingsplanmøter gjennomføres hver høst med de lokale enhetene for å avtale leveransene for kommende år. Det utarbeides også en overordnet plan på UiO-nivå. For 2024 er dette arbeidet noe forsinket, men det er i avslutningsfasen i disse dager. Den endelige planen blir lagt ved til neste møte i AMU.

LAMU seminaret v/ HMSB

AMU har invitert LAMUene til seminar den 15. april 2023 klokken 09:00-13:00. Temaet for årets seminar er: Uakseptabel atferd. Det er fortsatt ledige plasser og alle oppfordres til å melde seg på via nettskjema https://nettskjema.no/a/394610. Medlemmer i AMU og vara til AMU og LAMU kan også melde seg på.

Prosjektlisten for UiO 2024 v/ EA

Eiendomsavdelingen ved underdirektør Leif Johnny Johannesen presenterte prosjektlisten for større vedlikeholds og investeringsprosjekter (SVI) for 2024. Se presentasjon fra Eiendomsavdelingen.

Prioriteringen av prosjekter er gjort i samråd med ledelsen på fakultetene, museene, UB og FA. Ved oppstart av prosjektene informerer Eiendomsavdelingen lokal ledelse om at de må sørge for medvirkning i prosjektene. Det er lokal ledelse som har ansvar for at medarbeiderne får medvirke og Eiendomsavdelingen forutsetter at lokal ledelse følger opp dette videre i prosjektene.

Referater fra LAMU v/ arbeidsutvalget

Arbeidsutvalget for AMU (AU) har gått grundig gjennom alle LAMU referatene fra museene, fakultetene og UB for 2023. AU ber AMU og LAMUene merke seg følgende saker til inspirasjon.

Se presentasjon om referater fra LAMU.

• På SV har LAMU arbeidet med tilrettelegging for vervet som verneombud for vitenskapelige ansatte ved å se på hvordan timer for dette arbeidet skal godtgjøres.
• På UV følger LAMU opp gjennomføringen av obligatorisk HMS-opplæring for ledere.
• I LAMU på UV har de en studentrepresentant som gis tale og forslagsrett og som kommer med konstruktive innspill.
• Enkelte LAMU er for dårlige til å publisere sine referater eller så har de ikke gjennomført minimum fire møter.

DISKUSJONSSAK

Årsrapport ARK og diskusjon om videre rapportering v/ OPA

Se presentasjon fra OPA

I 2023 var det kun en enhet som gjennomførte ARK undersøkelsen, med god deltagelse.

Spørreskjemaet for UiOs første felles gjennomføring av ARK undersøkelsen er åpent og vil ligge åpent til 3. mars. Pr 26.02.2024 er det en svarprosent på 53 %. Resultatene varierer en del mellom de forskjellige fakultetene og museene. Dette er naturlig da det er litt forskjell i utvalgskriterier for de forskjellige enhetene. Enkelte enheter står også i tyngre prosesser som kan påvirke deltagelsen. Det er viktig å ha dette med seg når man tolker tallene.

Siden ARK nå gjennomføres felles for hele UiO vil det være naturlig å se litt nytt på hvordan årsrapporten for ARK til AMU skal legges opp. Det vil være naturlig å dreie fokus med hvordan tiltak utformes, justeres og gjennomføres i de årene som går mellom hver undersøkelse.

Årsrapport for AMU

Det var ingen kommentarer til innholdet i AMU sin årsrapport. Årsrapporten skal fremlegges for styret og det er naturlig at det tas på møtet i mai hvor også andre rapporteringer om etterlevelse blir fremlagt.

Faste orienteringssaker

- Aktuelt fra Læringsmiljøutvalget

Kommentar fra HVO: Studentrepresentanter må tilbys et minimum av HMS-opplæring for å ivareta rollen i AMU.

-  Referat fra lokale arbeidsmiljøutvalg