I første år av en dekanperiode skriver instituttene en tilstandsrapport med en statusbeskrivelse basert på de fire foregående år og instituttledelsens strategiske vurderinger og satsinger for de kommende år.
I de tre følgende årene gjennomfører studiedekanen en årlig samtale med hvert institutt om utviklingen av studiekvalitetsarbeidet og oppfølgingen av årsplantiltak på feltet.
Tilstandsrapporten hvert fjerde år
Rapportmalen og innleveringsfrist fastsettes av prodekanen for studier i samråd instituttene.
I arbeidet med rapporten er det viktig at studentene trekkes inn, og at deres synspunkter på studiekvaliteten ved instituttet kommer til uttrykk i rapporten. Slike studenter kan være studentrepresentantene i instituttstyret og programrådene og studenter som er aktive i fag-/studentutvalgene.
Rapporten legges (før eller etter innleveringen) fram for instituttstyret som orienteringssak og inngår senere i beslutningsgrunnlaget for styrevedtak på studiefeltet.
Rapporten skal være diskusjonssak i programrådene og faggruppene som bakgrunn for studiekvalitetstiltak.
Samtalene
I hvert av de tre årene mellom tilstandsrapportene gjennomfører studiedekanen en samtale om foregående år med instituttet representert ved undervisnings- og studieleder og ev. andre.
Samtalen følger en mal, som fastsettes av prodekanen for studier i samråd instituttene. Ikke bare tilstandsrapporten, men også UiOs, HFs og instituttets egne årsplaner og årsrapporter inngår i grunnlaget for samtalen sammen med aktuelle tall for søkning, gjennomføring og utveksling.
Fakultetet vil før samtalen gi hvert enkelt institutt beskjed om det er særlige temaer som vil bli tatt opp.
Instituttet skriver et utkast til referat fra samtalen, som sendes til fakultet for innspill før endelig innsending.
Innsending til fakultetet
Tilstandsrapportene og de endelige referatene fra studiekvalitetssamtalene sendes som x-notat i ePhorte ufordelt til HF STUD på instituttenes saksnumre for studiekvalitet:
- IAKH: 2008/1075
- IFIKK: 2008/1077
- IKOS: 2008/1079
- ILN: 2008/1080
- ILOS: 2008/1083
- IMK: 2008/1084
- IMV: 2008/1085
- STK: 2008/1495
Publisering
Tilstandsrapporten kan også gjøres tilgjengelig fra instituttets nettsider, f.eks. fra nettsiden /om/strategi/arsplaner-rapporter/ .