Oppsummering av fakultetsmøter med studieweb- og nettredaktører

Tendensene på tvers av fakultetene

1. Mer fokus på samarbeid mellom studiewebredaktør og nettredaktør
2. Der det er tilstrekkelig med nettressurser på fakultetsnivå, er det også kontroll på innholdet
3. Behov for opplæring og kursing av innskrivere, få har et opplegg for det i dag
4. Relativt god kontroll og planer for kvalitetsheving av programnettsidene
5. Emner: delegert til instituttene
6. Arbeidsprosessene: få nettfaglige involverte. Behov for å tydeliggjøre rolle/funksjon
7. Prioriteringer og ambisjonsnivå for UiO.no: stålkontroll på studieinnhold vil kreve mye

Hva fungerer bra - case medfak

• 60% studiewebredaktør, i tillegg andre relevante kommunikasjonsoppgaver
• Ansvar for å følge opp ca. 15 studieprogrammer og ca. 130 emner (+70 phd), pluss fakultetsnettsidene og instituttsidene til 3 institutter. God kontroll på innholdet.
• Alle nye studiekonsulenter får opplæring av studiewebredaktør og FS-koordinator, og får opplæring i hvordan arbeidet er organisert på fakultetet, bl.a.:
  • hva kan studiekonsulent gjøre på nett, hvilke oppgaver består stillingen av?
  • hvem gjør hva på kommunikasjons/nettarbeidet (bestillinger fra sentralt, fakultet, ledelse), arbeidsdeling institutt-fakultet
  • retningslinjer for innhold på institutt/fakultetssider vs. programsider og emnesider.
  • hvordan jobbes det med nettsidene: årshjulet, (sette av tid til høyintensive perioder)
  • spesielle rutiner på fakultetet (saksgang osv. Ephorte.)
  • kommunikasjonsarbeidet som omdømmearbeid, mål med webarbeidet mm.
  • grunnleggende vortex-opplæring
  • tydelig etablert hvem som er kontaktperson, nettredaktør/studiewebredaktør
• Studiewebredaktør styrer tilganger og har oversikt over innskriverne, og etablerte kommunikasjonskanaler: direkte kontakt, e-postlister, studinfo-dager
• Tett kontakt mellom nettgruppa, studiewebredaktør, rekruttering, infosenter, studiekonsulenter og ledelsen på fakultetet

Føringer og tips til arbeidet

Studiewebredaktør-rollen

1. Studiewebredaktør skal delta i fakultetets nettredaksjon, for å sikre helhetlig arbeid med nettstedet og slik at overordnede diskusjoner og informasjonsutveksling kan tas der.
2. Det er smart å samle/samlokalisere nettressursene på fakultet, f.eks. at studiewebredaktør sitter sammen med andre nettressurser - fint å både kunne diskutere og få råd av hverandre - grobunn for ytterligere samarbeid
3. Innholdsforbedring og arbeidsdeling med nettredaktør: noe av innholdet eier de faglige, men mye kan gås igjennom uten de vitenskapelige (sikre at innholdet er oppdatert, studieadministrative tekster optimalisert for nett etc. ) Nettredaktør kan delta i en slik kvalitetsgjennomgang, sammen med instituttene, skrive karriereintervjuer, hjelpe til ved publiseringsspørsmål i Vortex etc.
4. Studiewebredaksjonen er et nyttig fora for å dele erfaringer og lære av hverandre på tvers av fakultetene.

Organisering

1. Koordinert arbeid, gode kontaktflater og rutiner for å holde innholdet oppdatert
2. Bruk sentralt årshjul aktivt for å planlegge
3. Kvalitetssikre tekstene ved jevnlig kvalitetssjekk og dialog med innholdsprodusentene som ikke følger retningslinjer etc. Forutsetter ressursene til det!
4. Jobbe med rutiner for saksbehandling og prosesser, slik at nettarbeidet kommer på riktig tid. Tar veldig lang tid, men er det som virker.
5. Tett kontakt med infosentrene, for å endre nettsider hvis mange spørsmål om det samme etc.
6. Kontakt med rekrutteringsansvarlig
7. Bruke studieledere og programansvarlige/-eiere for å forankre og viderebringe beskjeder etc.

Samarbeid med studiekonsulentene:

1. Benytte tilbudet om å få hjelp av sentral studiewebredaktør til å gå gjennom studie-sider lokalt
2. Samarbeid med studiekonsulentene:
3. Opplæringsrunde med hver enkelt studiekonsulent før rettigheter til publisering. Opplæring selv eller fra sentralt.
4. E-postlister for studiekonsulenter og andre relevante grupperinger slik at det er mulig å holde jevnlig kontakt, og jevnlig invitere til samarbeid. Studiewebredaktør får beskjed hvis nye studiekonsulenter starter av personal.
5. Vite hvem som har tilgang til å redigere hvor, og som redigerer, som kan inviteres til evt. samarbeid, få beskjeder etc..
6. Halvårlig studinfo-dag hvor man jobber med emneinfo. Har med fs- koordinator.
7. Jevnlige temamøter med studiekonsulentene, der nett-relaterte saker presenteres og diskuteres.
8. Arbeidsstuer/workshops når noe skal gjøres felles (men må i så fall sørge for at studiekonsulentene dukker opp - og at deres ledere prioriterer at de gjør det). Oppdragene må være konkrete.
9. Være på tilbudssiden, slik at støtten fra de nettfaglige kommer i rett tid for vitenskapelige og studiekonsulenter.

Maler for nye emmner og programmer:

1. Arkivering i Ephorte av programbeskrivelsen: bruk samlet.html, som samler alle dokumentene i programbeskrivelsen til en fil, som utgangspunkt.
2. Emnebeskrivelser: kladde nye emnebeskrivelser i emnemalen, publisere først etter vedtak. Kan avlaste behovet for egne Word-maler for emnebeskrivelser.