Referat fra møte i sentralt arbeidsmiljøutvalg - 1/2023

Universitetsdirektør Arne Benjaminsen

Dekan Tiril Willumsen (Det odontologiske fakultet)

Eiendomsdirektør John Skogen

Personaldirektør Irene Sandlie

Ariel Sevendal (Parat)

Gabrielle Tandberg (vara NTL)

Thomas Aulin (HVO)

Representanter uten stemmerett:

Leder av BHT: Julie Tran

LMU- og studentrepresentant: Elisabeth Hoksmo Olsen (vara)

Forfall:

Dekan Frode Helland (Det humanistiske fakultet)

LMU- og studentrepresentant: Oline Marie Sæther

Cecilie Wingerei Lilleheil (Forskerforbundet)

Sara Younes (Akademikerne)

Observatører:

Enhet for HMS og beredskap: Johan Løberg Tofte, Elin Agathe Hult

Referent: 

Gro Merethe Lund, HMSB

Sak 1/23

Godkjenning av referatet

AMU godkjenner referatet

Sak 2/23             

Årsrapport HMSB v/ HMSB

HMSB presenterte noen hovedpunkter fra årsrapport for HMS og beredskap. Se presentasjon fra HMSB.

Kjemikaliehåndteringen ved UiO er varierende. Tallene viser at fakultetene må ha fokus på stoffkartoteket for å opprettholde og forbedre kvaliteten på dataene. Noen fakulteter peker seg ut og jobber godt, mens andre henger etter.

Det er god deltagelse på obligatoriske HMS kurs, men pågangen bærer preg av et etterslep grunnet pandemien.

Avvikssystemet ble ikke skiftet ut i 2022, men dette vil bli et fokus i 2023. Inntil videre må de som er saksbehandlere pr i dag (primært HMS-koordinatorene) kunne håndtere avvikssystemet i CIM. De som melder inn avvik forholder seg ikke til CIM i dag, men melder inn via en generisk nettside.

Det er viktig å holde et fokus på brannvern. Det har vært flere branner i 2022 og selv med rask slukking har det vært til dels store konsekvenser for bruk av bygningene i etterkant.

AMU tar årsrapporten for HMS og beredskap til orientering.

Sak 3/23             

Årsrapport HVO v/ HVO

Nytt hovedverneombud viste til årsrapporten fra tidligere hovedverneombud Hege Lynne og presenterte i AMU de viktigste momentene i rapporten. Se presentasjonen fra HVO.

Innføring av BOTT har medført belastning for administrativt ansatte og medvirkningsprosessen har vært utfordrende. Det er stor forskjell i kompetanse på verneombudene og kompetansehevende tiltak er viktig. Post-pandemi preget 2022 det har vært utfordringer knyttet til regler for hjemmekontor.

AMU tar årsrapporten fra HVO tas til orientering.

Sak 4/23             

Årsrapport BHT v/ BHT

Leder av BHT presenterte rapporten. Se presentasjon fra BHT.

Rapporten har kommet med fire konkrete anbefalinger for 2023. 

1. Fokus på økt tilretteleggingsmuligheter da det kan redusere sykefraværet.

2. Anbefaler fokus på primærforebyggende tiltak innenfor ergonomi, slik som gruppeveiledning og økt kursdeltakelse på HMS-grunnkurs i ergonomi

3. Tilstrebe økt deltagelse på kurset Grunnleggende laboratoriesikkerhet.

4. Forebygge stressrelaterte helseplager blant doktorgradsstipendiater og postdoktorer. Særskilte støttetiltak ovenfor målgruppen bør ivaretas og sikres.

AMU bemerket seg at det er ressursmangel knyttet til etterspørsel innenfor ergonomi og understreker at primærforebyggende tiltak er viktig.  AMU tar årsrapporten fra BHT til orientering.

Årsrapport sykefravær v/ OPA

Seniorrådgiver fra OPA presenterte rapporten. Se presentasjon fra OPA.

Sykefraværet for 2022 endte på 4,42 %.

Det er gjennomgående høyere sykefravær for kvinner enn menn på UiO, men dette er i tråd med sektoren. Sammenlignet med 2021 så har sykefraværet gått opp. Økningen er først og fremst knyttet til langtidssykefraværet.

Det spekuleres i om det er en underrapportering fra vitenskapelige ansatte og det er derfor spilt inn som et utviklingsønske til DfØ at det skal være mulig å skille mellom de forskjellige ansattkategoriene i sykefraværsstatistikken.

UiO skiller seg ut ved å ha noe høyere andel av delvis sykmeldte, når vi sammenligner med nasjonale tall. Dette kan tyde på at UiO er gode på å tilrettelegge for ansatte, slik at vi unngår 100 % sykemelding.

Kommentarer fra AMU:

Arbeidets art er avgjørende for om man kan jobbe på hjemmekontor når man er småsyk. Dette skaper variasjoner mellom ansattegrupper. 

Det er viktig at lederne følger tett opp de ansatte som er sykemeldt og at disse lederne får støtte i sykefraværsarbeidet. Det er tidkrevende å følge opp sykemeldte, men det er lønnsomt i lengden.

Oppsummert kan vi si at tallene under ett for sykefraværet på UiO går i feil retning, men det er derfor ekstra viktig å merke seg tiltakene som kan bidra til å redusere fraværet ved å se nærmere på handlingsplan for IA, og opplæring av ledere. Til neste år vil det være avgjørende at AMU får presentert et ytterligere nyansert tallmateriell for å sette inn tiltakene rett.

AMU tar sykefraværsrapporten til orientering.

BHT bestillinger 2023 v/HMSB

BHT handlingsplanmøter gjennomføres hver høst med de lokale enhetene for å avtale leveransene for kommende år. På overordnet UiO-nivå er det for 2023 utarbeidet en sentral handlingsplan der det er planlagt at BHT bistår med blant annet kurs.

Fra høsten 2023 forsterker vi arbeidet og lager en treårig overordnet handlingsplan i et lengre perspektiv, i trå med Strategi 2030 og HMS-målene. Det er et mål at handlingsplanen skal bli tydeligere med trender, slik at det blir lettere å følge arbeidet over tid.

AMU tar saken til orientering.

Prosjektliste 2023 v/EA

EA presenterte prosjektlisten for 2023. Se presentasjon fra EA.

Alle prosjektene er listet på nettet. Det er omfattende arbeid for 2023. Det har blitt foretatt prioriteringer i samråd med ledelsen.

LAMU-seminar og HMS prisen v/HMSB

AMU inviterer LAMUene til en seminar 28. mars 2023 på Ullevål Stadion. Neste år skal hele UiO gjennomføre en felles arbeidsmiljøkartlegging (ARK), og årets seminar vil handle om å skape en felles forståelse for det arbeidet vi skal inn i. Dette seminaret blir en kick-off. Det er fortsatt ledige plasser på seminaret og ledere oppfordres spesielt til å melde seg på.

Se informasjon om LAMU-seminaret her

UiOs HMS-pris blir delt ut på seminaret.

Årsrapport ARK og veien videre

Presentasjonen i AMU har tre deler. Se hele presentasjonen her:

Del 1 – Årsrapport arbeidsmiljøkartlegginger. 

MED, JUS og UV har gjennomført arbeidsmiljøkartlegging i 2022. UB startet planleggingen høsten 2022 og gjennomførte i januar 2023.
Svarprosenten var i gjennomsnitt på 64% og tilsvarer snittet for sektoren.
Det er vanskelig å peke på enkelttemaer/trender som skiller seg ut for de ulike enhetene. 
Det blir viktig å ta med seg erfaringer fra disse undersøkelsene når vi neste år skal gjennomføre en felles kartlegging på hele UiO.
Spørsmål fra AMU: Har vi noe tall for hva man ønsker å oppnå for deltagelse? 
Svar: Universitetene/høgskolene i sektoren setter selv sine egne måltall, men et måltall bør være rundt 70%, som er vanlig for denne typen undersøkelser.

Del 2 - Orientering om status i arbeidet med forberedelse til felles ARK våren 2024 .

Alle enheter har fått informasjon om at det skal gjennomføres en felles ARK på UiO i 2024. Det er gjennomført risikovurderinger. Når undersøkelsen er gjennomført vil det bli viktig å involvere AMU og LAMUene for å få til gode oppfølgingsprosesser.
Det er planlagt en ARK workshop i mars. Her vil både ARK-koordinatorer og HR ledere bli invitert til en første samling hvor vi ser på organisering og roller. 

Det er sendt ut en uformell høring i HR nettverket om forslag til tidspunkt for når ARK-undersøkelsen skal sendes ut i organisasjonen. I utgangspunktet er planen å sende ut undersøkelsen i uke 7 i 2024, og la undersøkelsen være åpen i tre uker. Etter påske vil arbeidet med kartleggings- og tiltaksmøter starte.
AMU diskuterte hvorvidt det er hensiktsmessig at undersøkelsen sendes ut på et tidspunkt hvor mange tar vinterferie. AMU så på fordeler og ulemper med et slikt tidspunkt, men konkluderte med at dette ikke er av stor betydning.

KHM har i saken kommet med et forslag om at ARK burde gjennomføres i august/september, eller til alternerende tidspunkt for å fange opp sesongansatte. AMU avsluttet diskusjonen med å enes om at det opprinnelige forslaget fra arbeidsutvalget for tidspunkt for gjennomføring er godt, men at det skal sees på andre måter å jobbe med det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet for grupper som faller utenfor ARK-undersøkelsen (som for eksempel sesongarbeidere som kun jobber i sommerhalvåret). Dette vil arbeidsutvalget følge opp. Det er ikke aktuelt å gjennomføre egne ARK-undersøkelsen utenom den felles gjennomføringen. Det er viktig at UiO ikke tilpasser i så stor grad til enkeltgrupper at vi mister noe i helheten. 
 

Del 3 - Orientering om revisjon av PULS-undersøkelse Nytt spørsmålsbatteri ferdigstilles i løpet av et par uker og vil sammen med en oppdatert veileder bli lagt ut på nettsidene våre.
 

Status HMS-opplæring av AMU-medlemmer v/ HMSB

Det ble orientert om status for HMS-opplæring blant arbeidsgiver og arbeidstakersiden. Se presentasjon fra HMSB.

Arbeidstakersiden har en noe høyere gjennomføring prosent sammenlignet med arbeidsgiversiden. AMU konstaterte at tallene ikke er imponerende og det er forbedringspotensiale. Vi kommer tilbake til denne saken i AMU møte 3 2023, da vil også varamedlemmer bli inkludert i statusoversikten.

Retningslinjer for bruk av hjemmekontor v/OPA

Retningslinjer for bruk av hjemmekontor er en sak som også skal til drøfting i IDF.

Se saksunderlag om retningslinjer for mer informasjon her:

Fastsettelse av forskriftsendring av 2022 

Foreløpig utkast til reviderte retningslinjer med sporing.

Reviderte retningslinjer for fjernarbeid uten sporing.

Kommentar fra AMU: På UiO oppleves det som at det er store forskjeller i hvordan retningslinjene blir praktisert. En nettside med informasjon om hvordan reglene skal praktiseres vil være nyttig.

AMU tar saken til orientering.

Årsrapport AMU 2022

Ingen kommentarer – årsrapporten vedtas.