Møteinnkalling fra Zoom

Du kan planlegge og kalle inn til møter både fra Zoom og Outlook. Her forklarer vi hvordan du bruker Zoom til planleggingen og opprettelsen av møtet. Når du har opprettet møtet distribuerer du invitasjonen på ønsket måte. 

Åpne Zoom og klikk på Schedule-knappen på startskjermen

 

Planleggingsvinduet åpnes. Her har du en rekke valg og innstillingsmuligheter. En del innstillinger har en standardinnstilling som er angitt sentralt på UiO av sikkerhetshensyn. Vi går gjennom valgene under, og ber om at du i størst mulig grad beholder standardinnstillingene der de begrunnes med sikkerhetshensyn.

Innstillingene i planleggingsvinduet

Topic: Gi møtet et navn

Start og Duration: Oppgi dato, klokkeslett og varighet for møtet.

Recurrent meeting: Skal du kalle inn til et fast møte som gjentas for eksempel én gang i uka, markerer du denne avkrysningsruten. Du blir da bedt om å fylle ut gjentakelsesinformasjonen i kalenderinvitasjonen når den åpnes på slutten av planleggingen.

Meeting ID: Generate automatically er av sikkerhetshensyn angitt som standard. Med dette valget oppretter Zoom en ny møte-ID som kun brukes til dette møtet, noe som gir økt sikkerhet. Du bør ikke dele møte-ID på sosiale medier eller andre åpne fora, for da mister du raskt kontrollen på hvem som kan dukke opp på møtet, og sjansen øker for zoombombing og andre uønskede hendelser, øker. Personal Meeting ID er møte-IDen til ditt personlige Zoom-rom som alltid er der. Om noen kjenner denne ID-en kan de også komme til møterommet ditt når du holder møter de ikke er invitert til. Møter i slike personlige rom, har lavere sikkerhet enn møter med generert ID. 

Password: Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at du passordbeskytter møtene dine. Det øker sikkerheten og minker muligheten for at roboter og andre automatiserte aktiviteter kan få tilgang til møtet ditt. Passordet vises i møteinnkallingen du sender ut, men du kan og velge å sende ut møteinnkalling og passord separat. 

Video: Her angir du om du som er vert (host) for møtet og deltakerne skal ha video slått på når dere går inn i møtet. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at video er slått av når deltakerne kommer inn i møtet. Deltakerne kan selv slå på video når de er inne i møtet. Det gjøres ved å flytte markøren til nederst på skjermen (når møtet er i gang), og klikke på videokameraikonet der. Du som vert kan også slå av og på video for deltakerne. 

Audio: Her angir du hva slags kilde deltakerne har for lyd. Standardinnstillingen er Telephone and Computer Audio. De fleste vil nok sitte ved en PC som har mikrofon, så ofte er det nok å velge Computer Audio, men det kan være lurt å beholde standardinnstillingen og la deltakere ha mulighet til å ringe til møtet og delta med lyd via telefonen. Vi anbefaler ikke å velge kun Telephone for lyd.

Calendar: Her angir du om du invitasjonen skal sendes fra Outlook eller en annen kalender. Valget ditt her er avhengig av hvilken kalender du bruker på maskinen du kaller inn fra. 

Avanserte innstillinger

Klikk på Advanced options nederst i planleggingsvinduet for å vise flere viktige innstillinger.

Enable waiting room: Av sikkerhetshensyn er Enable waiting room forhåndsvalgt. Med venterom må du som vert slippe inn møtedeltakerne til møtet. Når deltakerne klikker på lenken kommer de altså ikke direkte inn i møtet, men må vente på å bli sluppet inn. Slik har du som vert bedre kontroll på hvem som faktisk kommer inn i møtet og minsker muligheten for uønskede deltakere og for eksempel Zoom-bombing.

• Les mer om venterom.

Enable join before host: Om dette alternativet er valgt, kan deltakerne komme inn i møterommet før verten kommer til møtet. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi ikke dette, siden du som vert får mindre kontroll på hvem som faktisk deltar på møtet.

Mute participants on entry: Her angir du om deltakerne skal ha mikrofonen slått av når de går inn i møtet. Det kan være praktisk at mikrofonen er slått av (muted) når deltakerne kommer inn i møtet for å unngå støy. Deltakerne kan selv slå på mikrofonen når de er inne i møtet. Det gjøres ved å flytte markøren til nederst på skjermen når møtet er i gang, og klikke på mikrofonen der. Du som vert kan også slå av og på mikrofonen for deltakerne. 

Only authenticated users can join: Vi anbefaler at dette valget er slått på. Da vil brukere som ikke er logget inn, bli videresendt til innloggingssiden før de kan komme inn i møtet. 

Automatically record meeting on the local computer: Om du angir dette valget, starter opptak av møtet automatisk når du som vert ankommer. Opptak kan også startes manuelt når møtet er i gang. Husk Regelverk for opptak av forelesninger og andre arrangementer på UiO.

Alternative hosts: Her kan du legge inn en annen bruker som kan være vert for møtet om du er forhindret fra å delta. Brukeren må ha UiO-brukernavn og passord. Oppgi brukeren på formen brukernavn@uio.no.

Sende ut innkalling

Når du har angitt valgene du ønsker, klikker du på Schedule. Om du bruker Outlook åpnes møteinvitasjonen i Outlook, og du kan sende den derfra.

Hvis du ikke bruker Outlook, vises informasjonen deltakerne trenger i et vindu, og du kan kopiere informasjonen inn i en e-post og sende den til de du vil invitere. Hvis du glemmer å sende invitasjonen til en eller flere personer, trenger du bare å videresende invitasjonen. Det deltakerne trenger for å være med på møtet er møte-ID, eller lenken for Join Zoom Meeting, eventuelt sammen med passordet til rommet.

I Outlook legger du inn de du vil invitere i To-feltet som en vanlig Outlook-innkalling, og fikser andre innstillinger, for eksempel om møtet er gjentagende, skal vises som privat eller annet. I feltet for Location, der du vanligvis finner et møterom, vises ofte URL-en til Zoom-møtet. Det er ikke noe du ønsker å ha åpent i kalenderen din, så det bør du slette og erstatte med "Zoom-møte" eller lignende.

I selve innkallingen er det en del standardtekst. Den bør du ikke slette, men heller legge inn informasjon om møtet før (over) standardteksten som forklarer hvordan man deltar i møtet fra forskjellige plattformer. På UiO er det for de fleste nok å bare klikke på URLen etter Join meeting. Om møtet ditt er passordbeskyttet vil passordet være en del av møtelenken. En lenke til et passordbeskyttet møte kan se slik ut:
https://uio.zoom.us/j/66xx283x085?pwd=bC9FxxxxxxXVFTkxaVxxxxxx. 

Om du vil sende ut møtelenken og passordet separat, kopierer du ut lenken og sletter alt etter spørsmålstegnet. Da kan du sende ut lenken, og etterpå sende ut passordet til de som er i målgruppen for møtet. I de fleste tilfeller er det OK å sende lenke og passord i samme e-post internt på UiO. 

Når du er fornøyd med e-posten som inneholder innkallingen, og riktige mottakere er lagt inn, klikker du Send, som vanlig, og møtet er klart. Som vert (møteleder) bruker du samme lenke som andre deltakere for å komme inn i møtet.