Opprett og inviter til møter i Zoom

For mer informasjon om installering av Zoom, se vår installeringsveiledning.

Tenker du på møtesikkerhet? Les våre Gode tips om hvordan du inviterer til møter.

Logg inn med UiO-brukerkontoen din

VIKTIG FOR SIKKERHETEN: Alle studenter og ansatte på UiO har lisens til å bruke fullversjonen av Zoom, der personvern og sikkerhet er bedre enn i gratisversjonen av Zoom, og UiO har gjort sentrale innstillinger for å bedre sikkerheten ytterligere. Det er viktig at alle på UiO installerer Zoom og logger inn med UiO brukernavn og passord. Installer og logg inn som beskrevet i installeringsveiledningen. Har du allerede Zoom og er usikker på om du bruker fullversjonen og er logget inn som UiO-bruker, kan du kontrollere det. Slik kontrollerer du om du er logget inn med UiO-bruker.

Opprette og kalle inn til møter fra Zoom

Du kan planlegge og kalle inn til møter fra både Zoom og Outlook. Her forklarer vi hvordan du bruker Zoom til planleggingen og opprettelsen av møtet:

1. Åpne Zoom.

2. Klikk på Schedule-knappen på startskjermen.

 

3. Planleggingsvinduet åpnes. Her har du en rekke valg og innstillingsmuligheter. En del innstillinger har en standardinnstilling som er angitt sentralt på UiO av sikkerhetshensyn. Vi går gjennom valgene under, og ber om at du i størst mulig grad beholder standardinnstillingene der de begrunnes med sikkerhetshensyn.

Innstillingene i planleggingsvinduet:

Topic: Gi møtet et navn

Start og Duration: Oppgi dato, klokkeslett og varighet for møtet.

Recurrent meeting: Skal du kalle inn til et fast møte som gjentas for eksempel én gang i uka eller lignende, markerer du denne avkrysningsruten. Du blir da bedt om å fylle ut gjentakelsesinformasjonen i kalenderinvitasjonen når den åpnes på slutten av planleggingen.

Meeting ID: Generate automatically er av sikkerhetshensyn angitt som standard. Med dette valget oppretter Zoom en ny møte-ID som kun brukes til dette møtet, noe som gir økt sikkerhet. Du bør ikke dele møte-ID på sosiale medier eller ande åpne fora, for da mister du raskt kontrollen på hvem som kan dukke opp på møtet, og sjansen for zoombombing og andre uønskede hendelser, øker. Personal Meeting ID er møte-ID-en til ditt personlige Zoom-rom som alltid er der. Om noen kjenner denne ID-en kan de også komme til møterommet ditt når du holder møter de ikke er invitert til. Møter i slike personlige rom, har lavere sikkerhet enn møter med generert ID. 

Password: Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at du passordbeskytter møtene dine. Det øker sikkerheten og minker muligheten for at roboter og andre automatiserte aktiviteter kan få tilgang til møtet ditt. Passordet vises i møteinnkallingen du sender ut, men du kan og velge å sende ut møteinnkalling og passord separat. Det kommer vi tilbake til.

Video: Her angir du om du som er vert (host) for møtet og deltakerne skal ha video slått på når dere går inn i møtet. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at video er slått av når deltakerne kommer inn i møtet. Deltakerne kan selv slå på video når de er inne i møtet. Det gjøres ved å flytte markøren til nederst på skjermen når møtet er i gang, og klikke på videokameraikonet der. Du som vert, kan også slå av og på video for deltakerne. 

Audio: Her angir du hva slags kilde deltakerne har for lyd. Her er standardinnstillingen Telephone and Computer Audio. De fleste vil nok sitte ved en PC som har mikrofon, så ofte er det nok å velge Computer Audio, men det kan være lurt å beholde standardinnstillingen og la deltakere ha mulighet til å ringe til møtet og delta med lyd via telefonen. Vi anbefaler ikke å velge kun Telephone for lyd.

Calendar: Her angir du om du invitasjonen skal sendes fra Outlook eller en annen kalender. Valget ditt her er avhengig av hvilken kalender du bruker på maskinen du kaller inn fra. 

Advanced options

Klikk på Advanced options nederst i planleggingsvinduet for å vise flere viktige innstillinger.

Enable waiting room: Av sikkerhetshensyn er Enable waiting room forhåndsvalgt. Med venterom må du som vert slippe inn møtedeltakerne til møtet. Når deltakerne klikker på lenken for å delta på møtet, kommer de altså ikke direkte inn i møtet, men må vente på å bli sluppet inn. Slik har du som vert bedre kontroll på hvem som faktisk kommer inn i møtet og du minsker muligheten for uønskede deltakere og for eksempel Zoom-bombing.

• Les mer om venterom.

Enable join before host: Om dette alternativet er valgt, kan deltakerne komme inn i møterommet før verten kommer til møtet. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi ikke dette, siden du som vert får mindre kontroll på hvem som faktisk deltar på møtet.

Mute participants on entry: Her angir du om deltakerne skal ha mikrofonen slått av når de går inn i møtet. Det kan være praktisk at mikrofonen er slått av (muted) når deltakerne kommer inn i møtet for å unngå støy. Deltakerne kan selv slå på mikrofonen når de er inne i møtet. Det gjøres ved å flytte markøren til nederst på skjermen når møtet er i gang, og klikke på mikrofonen der. Du som vert, kan også slå av og på mikrofonen for deltakerne. 

Only authenticated users can join: Vi anbefaler at dette valget er slått på. Da vil brukere som ikke er logget inn, bli videresendt til innloggingssiden før de kan komme inn i møtet. 

Automatically record meeting on the local computer: Om du angir dette valget, starter opptak av møtet automatisk når du som vert ankommer. Opptak kan også startes manuelt når møtet er i gang. Husk Regelverk for opptak av forelesninger og andre arrangementer på UiO.

Alternative hosts: Her kan du legge in en annen bruker som kan være medvert for møtet om du er forhindret fra å delta. Brukeren må ha UiO-brukernavn og passord. Oppgi brukeren på formen brukernavn@uio.no.

4. Når du har angitt valgene du ønsker, klikker du på Schedule. Om du bruker Outlook åpnes møteinvitasjonen der, og du kan sende den derfra.

Hvis du ikke bruker Outlook, vises informasjonen deltakerne trenger i et vindu, og du kan kopiere informasjonen inn i en e-post og sende den til de du vil invitere. Hvis du glemmer å sende invitasjonen til en eller flere personer, trenger du bare å videresende invitasjonen du allerede har sendt. Det deltakerne trenger for å være med på møtet er Møte-ID, evt. lenken for Join Zoom Meeting, eventuelt sammen med passordet til rommet.

5. I Outlook legger du inn de du vil invitere i To-feltet som en vanlig Outlook-innkalling, og fikser andre innstillinger, for eksempel om møtet er gjentagende, skal vises som privat eller annet. I feltet for Location, der du vanligvis finner et møterom, vises ofte URL-en til Zoom-møtet. Det er ikke noe du ønsker å ha åpent i kalenderen din, så det bør du slette og erstatte med "Zoom-møte" eller lignende.

I selve innkallingen er det en del standardtekst. Den bør du ikke slette, men heller legge inn informasjon om møtet før (over) standardteksten som forklarer hvordan man deltar i møtet fra forskjellige plattformer. På UiO er det for de fleste nok å bare klikke på URL-en etter Join meeting. Om møtet ditt er passordbeskyttet vil passordet være en del av møtelenken. En lenke til et passordbeskyttet møte kan se slik ut:
https://uio.zoom.us/j/66xx283x085?pwd=bC9FxxxxxxXVFTkxaVxxxxxx. 

Om du vil sende ut møtelenken og passordet separat, kopierer du ut lenken og sletter alt etter spørsmålstegnet. Da kan du sende ut lenken, og etterpå sende ut passordet til de som er i målgruppen for møtet. I de fleste tilfeller er det OK å sende lenke og passord i samme e-post internt på UiO. 

6. Når du er fornøyd med e-posten som inneholder innkallingen, og riktige mottakere er lagt inn, klikker du Send, som vanlig, og møtet er klart. Som vert (møteleder) bruker du samme lenke som andre deltakere for å komme inn i møtet.  

Opprette og kalle inn til Zoom-møter fra Outlook

Du kan også bruke Outlook for å invitere til møter i Zoom. Før du kan gjøre det, må du legge inn en plugin for Outlook.

Hvor får jeg tak i plugin for Outlook?

Zoom-plugin for Microsoft Outlook skal være installert som standard på alle UiO-driftede Windows- og Mac-klienter. Hvis du har en UiO-driftet Windows eller Mac og ikke har plugin for Outlook, ta kontakt med lokal IT-avdeling for hjelp.

For private datamaskiner som ikke driftes av UiO, kan du selv laste ned Outlook-plugin fra Zoom.

Er du usikker på om du har Outlook-plugin for Zoom? Se på bildet under. Har du de to knappene med ring rundt, har du Outlook-plugin for Zoom. Hvis du ikke har knappene, eller de ser annerledes ut, kan du laste ned Outlook-plugin fra Zoom.

Slik kaller du inn til et møte:

1. Åpne Outlook, og finn Zoom-knappene øverst til venstre i menybåndet i Outlook. Du har to valg: Schedule a meeting for å kalle inn til møter fram i tid eller Start Instant Meeting for å starte et møte umiddelbart. 
2. Velg Schedule a meeting.
3. Det åpnes et Zoom – Schedule meeting-vindu sammen med møtekalenderen din i Outlook. Her kan du redigere innstillingene for Zoom-møtet, før invitasjonen sendes. Vi går gjennom valgene under, og ber om at du i størst mulig grad følger rådene vi gir av sikkerhetshensyn.

Meeting ID: Generate automatically er av sikkerhetshensyn angitt som standard. Med dette valget oppretter Zoom en ny møte-ID som kun brukes til dette møtet, noe som gir økt sikkerhet. Du bør ikke dele møte-ID på sosiale medier eller ande åpne fora, for da mister du raskt kontrollen på hvem som kan dukke opp på møtet, og sjansen for zoombombing og andre uønskede hendelser, øker. Personal Meeting ID er møte-ID-en til ditt personlige Zoom-rom som alltid er der. Om noen kjenner denne ID-en, kan de også komme til møterommet ditt når du holder møter de ikke er invitert til. Møter i slike personlige rom, har lavere sikkerhet enn møter med generert ID. 

Password: Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at du passordbeskytter møtene dine. Det øker sikkerheten og minker muligheten for at roboter og andre automatiserte aktiviteter kan få tilgang til møtet ditt. Passordet vises i møteinnkallingen du sender ut, men du kan og velge å sende ut møteinnkalling og passord separat. 

Video: Her angir du om du som er vert (host) for møtet og deltakerne skal ha video slått på når dere går inn i møtet. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at video er slått av når deltakerne kommer inn i møtet. Deltakerne kan selv slå på video når de er inne i møtet.  Det gjøres ved å flytte markøren til nederst på skjermen (når møtet er i gang), og klikke på videokameraikonet der. Du som vert (host) for møtet, kan også slå av og på video for deltakerne. 

Audio: Her angir du hva slags kilde deltakerne har for lyd. Her er standardinnstillingen Telephone and Computer Audio. De fleste vil nok sitte ved en PC som har mikrofon, så ofte er det nok å velge Computer Audio, men det kan være lurt å beholde standardinnstillingen og la deltakere ha mulighet til å ringe til møtet og delta med lyd via telefonen. Vi anbefaler ikke å velge kun Telephone for lyd.

Klikk på Advanced options for å angi flere valg:

Enable waiting room: Av sikkerhetshensyn er Enable waiting room forhåndsvalgt. Med venterom må du som vert slippe inn møtedeltakerne til møtet. Når deltakerne klikker på lenken for å delta på møtet, kommer de altså ikke direkte inn i møtet, men må vente på å bli sluppet inn. Slik har du som vert bedre kontroll på hvem som faktisk kommer inn i møtet og du minsker muligheten for uønskede deltakere og for eksempel Zoom-bombing. 

• Les mer om venterom og hvordan det brukes.

Enable join before host: Om dette alternativet er valgt, kan deltakerne komme inn i møterommet før verten kommer til møtet. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi ikke dette, siden du som vert får mindre kontroll på hvem som faktisk deltar på møtet.

Mute participants on entry: Her angir du om deltakerne skal ha mikrofonen slått av når de går inn i møtet. Det kan være praktisk at mikrofonen er slått av (muted) når deltakerne kommer inn i møtet for å unngå støy. Deltakerne kan selv slå på mikrofonen når de er inne i møtet.  Det gjøres ved å flytte markøren til nederst på skjermen når møtet er i gang, og klikke på mikrofonen der. Du som vert kan også slå av og på mikrofonen for deltakerne. 

Only signed-in users can join: Vi anbefaler at dette valget er slått på. Da vil brukere som ikke er logget inn, bli videresendt til innloggingssiden før de kan komme inn i møtet. 

Automatically record meeting on the local computer: Om du angir dette valget, starter opptak av møtet automatisk når du som vert ankommer. Opptak kan også startes manuelt når møtet er i gang. Husk Regelverk for opptak av forelesninger og andre arrangementer på UiO.

Force include Join URL in location field: Dette valget bør være av. Merker du denne avkrysningsruten, vil URL til møtet, inkl. eventuelt passord, vises i Location-feltet i møteinnkallingen og også vises i kalenderen din og for alle inviterte. Av sikkerhetshensyn abefaler vi ikke dette. URLen vil vises i e-posten med innkallingen, og det er nok.

Insert Zoom meeting invitation above existing text: Her er det opp til deg hva du foretrekker.

Alternative hosts: Her kan du legge in en annen bruker som kan være vert for møtet om du er forhindret fra å delta. Brukeren må ha UiO-brukernavn og -passord. Oppgi brukeren på formen brukernavn@uio.no.

4. Når du har angitt valgene du ønsker, klikker du på Continue. Invitasjonen åpnes i en vanlig Outlook-innkalling.

5. I Outlook legger du inn de du vil invitere i To-feltet som en vanlig Outlook-innkalling, og fikser andre innstillinger, for eksempel om møtet er gjentagende, skal vises som privat eller annet. I feltet for Location, der du vanligvis finner et møterom, er det mulig at URL-en til Zoom-møtet vises. Det er ikke noe du ønsker å ha åpent i kalenderen din, så det bør du slette og erstatte med "Zoom-møte" eller lignende.

I selve innkallingen er det en del standardtekst. Den bør du ikke slette, men heller legge inn informasjon om møtet før (over) standardteksten som forklarer hvordan man deltar i møtet fra forskjellige plattformer. På UiO er det for de fleste nok å bare klikke på URL-en etter Join meeting. Om møtet ditt er passordbeskyttet vil passordet være en del av møtelenken. En lenke til et passordbeskyttet møte kan se slik ut:
https://uio.zoom.us/j/66xx283x085?pwd=bC9FxxxxxxXVFTkxaVxxxxxx. 

Om du vil sende ut møtelenken og passordet separat, kopierer du ut lenken og sletter alt etter spørsmålstegnet. Da kan du sende ut lenken, og etterpå sende ut passordet til de som er i målgruppen for møtet. I de fleste tilfeller er det OK å sende lenke og passord i samme e-post internt på UiO. 

6. Når du er fornøyd med e-posten som inneholder innkallingen, og riktige mottakere er lagt inn, klikker du Send, som vanlig, og møtet er klart. Som vert (møteleder) bruker du samme lenke som andre deltakere for å komme inn i møtet.  

Hvis du glemmer å sende invitasjonen til en eller flere personer, trenger du bare å videresende invitasjonen du allerede har sendt. Det deltakerne trenger for å være med på møtet er Møte-ID eller lenken for Join Zoom Meeting, eventuelt sammen med passordet til rommet.

Direkteoppringning til Zoom-møte

Hvis du skal ha et impulsivt Zoom-møte, der de du vil ha med på møtet får en direkte oppringning fra deg på skjermen (som de kan akseptere eller avvise, bruker du New Meeting knappen i Zoom.

Dette legger til rette for kjappe og enkle invitasjoner og møter. Etter at du har klikket på New Meeting, er Zoom-møtet klart. Du inviterer inn deltakere ved å føre musepekeren til nederst på skjermen og klikke på Manage participants. I panelet som åpnes, klikker på du Invite nederst til venstre.

 

Slik unngår du uønskede deltakere i møtet

På UiO drar du nytte av sikkerhetsinnstillinger som blir gjort av UiOs sentrale Zoom-administrator. Logg inn med UiO-brukernavn og passord, så bruker du en versjon av Zoom som har tilleggstiltak for økt sikkerhet. I tillegg er det er rekke innstillinger og tiltak du kan gjøre selv, for å sørge for at møtene dine er trygge. 

Beskytt møte-ID-en	Ikke del møte-ID eller URL til møter i åpne kanaler som for eksempel sosiale medier. Så langt det er mulig, bør invitasjon gå på e-post eller i kalenderinvitasjoner. Mange personer og roboter søker etter Zoom-IDer på Facebook og andre åpne kanaler. Dersom du inviterer til åpent møte bør Zoom-ID distribueres et annet sted enn Facebook. Åpen møter bør også ha venterom, de bør låses etter oppstart og ha andre sikkerhetstiltak. Se nedenfor.
Bruk generert møte-ID	Hvis du bruker din personlige møte-ID (ditt eget møterom) kan du oppleve at personer som kjenner ID-en til ditt møterom uforvarende kommer inn i et møte de ikke er invitert til. Derfor bør du alltid velge Generate automatically for valget Meeting ID i møteinnstillingene i planleggingsvinduet. Du får en tilfeldig, unik ID for møtet og unngår at noen gjenbruker ID fra et annet møte.
Bruk passord	Hvis du passordbeskytter møtet unngår du at personer eller roboter kan komme inn på møtene dine ved å gjette møte-ID-en. Du kan også bruke denne funksjonen om du vil dele URL til møtet med mange, men sende passord kun til påmeldte eller andre som er ønsket på møtet. Du kan sende møte-ID og passord, eller en møtelenke som har passordet integrert. Derfor bør du alltid krysse av for Password i møteinnstillingene i planleggingsvinduet.
Kun for innloggede?	Om du slår på valget Only authenticated users can join i møteinnstillingene i planleggingsvinduet, kan kun personer som er logget inn på Zoom bli med på møtet. Dette kan du bruke om møtet kun er for studenter og/eller ansatte på UiO. Hvis møtet skal være helt åpent, kan du ikke slå på dette valget.
Låse møtet	Som vert (host) for et møte, kan du velge å låse møtet når alle de inviterte har kommet, eller møtet er godt i gang. Før musepekeren til nederst i Zoom-vinduet, og klikk på Security-ikonet. Velg Lock Meeting, og ingen nye deltakere kan komme inn. Av sikkerhetshensyn anbefaler vi at verten låser møtet når det er i gang. Dette er spesielt viktig for store møter og forelesninger der URL eller møte-ID er spredt til mange. Når møtet er låst kan ingen nye deltakere komme inn, selv om de har riktig møte-ID og eventuelt passord.
Bruk venterom	Om du bruker venterom til møtet ditt, må du som vert slippe inn møtedeltakerne til møtet. Når deltakerne klikker på lenken for å delta på møtet, kommer de altså ikke direkte inn i møtet, men må vente på å bli sluppet inn. Slik har du som vert bedre kontroll på hvem som faktisk kommer inn i møtet og du minsker muligheten for uønskede deltakere. Av sikkerehtshensyn anbefaler vi at Enable waiting room er valgt i møteinnstillingene i planleggingsvinduet.  Les mer om venterom og hvordan det brukes.
Pass på hvem som kan dele skjerminnhold	I møter er det praktisk at enkelte deltakere kan dele innholdet på skjermen sin, for eksempel for å vise en presentasjon eller annet. På UiO er standardinnstillingen at det kun er vert for møtet som kan dele skjerminnhold. Om flere trenger å dele skjerminnhold, kan verten vi disse deltakerne status som medvert (co-host). Om du vil gi en møtedeltaker status som medvert, går du til bildet av vedkommende i møtet, og klikker på de tre prikkene i øvre høyre hjørne av bildet. Velg Make co-host fra menyen. Når vedkommende er ferdig med å dele skjerminnhold, kan du fjerne statusen igjen, ved å gå inn på sammen meny. Les mer om co-hosts og deres rolle
Møteleder er først	Valget Join before host bør være slått av i møteinnstillingene i planleggingsvinduet. Da kan ingen gå inn i møtet før møteleder, og møteleder har da bedre kontroll på hvem som deltar.

Forberede større møter

For møter eller forelesninger med mange deltakere kan det være utfordrende å sjekke og eventuelt fjerne deltakere som du ikke kjenner eller som ikke oppfører seg i henhold til lov og orden. Som møteleder må du være forberedt på at slikt kan forekomme. 

1. Før møtet, gi noen deltakere du kjenner rolle som medvert (co-host) slik at de kan hjelpe til med å administrere møtet
2. Sørg for at medvertene forstår sin rolle, og at rollen innebærer administrasjon av deltakerne

For svært store forelesninger som av ulike grunner må være offentlig tilgjengelige, kan et webinar være bedre egnet enn et møte. Fordelen med det, er at det der kun er møteleder og paneldeltakere som kan dele video. 

Fjerne / kaste ut deltakere ved uønsket oppførsel

Selv om du er påpasselig og tar grep for å unngå uønskede deltakere og uønsket oppførsel, kan det likevel skje at noen klarer å komme seg inn i møtet. Møteleder (host) og medvert (co-host) kan fjerne slike deltakere fra møtet: Gå til deltakerlisten og klikk på More... ved brukeren du vil fjerne. Velg Remove fra menyen. Om du har fulgt rådet over om å låse møtet, kan ikke deltakeren du kastet ut komme inn igjen. 

Innstillinger som er spesielt viktige ved større og åpne møter:

• Sterkt begrenset skjermdeling
• Lås møtet når det har kommer i gang
• Slå av Join before host
• Bruk venterom
• Bruk passordbeskyttelse: Dersom du deler en Zoom-lenke offentlig, fjern passordet fra selve lenken, og skriv heller passordet i klartekst under. Dette vil i stor grad hindre automatiserte programmer fra å komme inn på møtet.

 

 

Mer om møter i Zoom

• Nyttige tips til møtet; vise flere deltakere, mikrofontips
• Slik deler du skjerm og innhold
• Slik tar du opptak av møtet eller forelesningen
• Nyttige for større møter og forelesninger:
  • Opprett en avstemning i møtet
  • Gjør andre deltagere til co-hosts